E-Rechnung b2b
Bereit für die B2B E-Rechnungsverpflichtung?
E-Rechnung: Warum ist es wichtig, jetzt zu handeln?
Obwohl gesetzliche Vorgaben, wie das vom Bundestag und Bundesrat beschlossene Wachstumschancengesetz, die digitale Transformation unterstützen, kann die Umstellung auf E-Rechnungen eine Herausforderung sein – insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Diese verfügen möglicherweise nicht über die erforderlichen Ressourcen oder das (technische) Know-how. Auch große Unternehmen stehen vor Herausforderungen: Sie müssen bestehende Altsysteme integrieren, komplexe, historisch gewachsene Prozesse anpassen und dabei oft auch grenzüberschreitende Aktivitäten berücksichtigen. Diese Faktoren können die Umstellung auf E-Rechnungen zusätzlich komplex und zeitaufwändig gestalten.In unserer langjährigen Beratungspraxis hat sich jedoch gezeigt, dass eine Umstellung auf elektronische Rechnungsverarbeitung viele Vorteile mit sich bringt.
- Effizienz: E-Rechnungen können automatisch verarbeitet werden, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
- Genauigkeit: Die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen reduziert die Möglichkeit menschlicher Fehler.
- Schnelligkeit: E-Rechnungen können sofort versendet und empfangen werden, was den Zahlungszyklus beschleunigt.
- Datenqualität: E-Rechnungen ermöglichen eine konsistente, fehlerfreie, strukturierte und leicht zugängliche Datenerfassung.
- Liquidität: Die elektronische Rechnungsverarbeitung verschnellert den Zahlungszyklus und sorgt für eine bessere Liquiditätsplanung.
- Umweltfreundlichkeit: Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs tragen E-Rechnungen zur Nachhaltigkeit bei.
- Compliance: Compliance im Kontext der E-Rechnung bedeutet die gesetzeskonforme Umsetzung der digitalen Rechnungsstellung, einschließlich der Einhaltung steuerlicher Vorgaben, sicherer Archivierung und Datenschutzrichtlinien.
Jetzt auf E-Rechnung umstellen! Unternehmen müssen seit 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen. Daher empfehlen wir dringend, sich frühzeitig vorzubereiten und die eigenen Rechnungsverarbeitungssysteme genauer unter die Lupe zu nehmen. Hierfür eignet sich unser Modul E-Invoice-Ready-Check hervorragend.
Ein PDF per E-Mail ist doch elektronisch, oder?
Das stimmt so nicht. Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des EU-Standards. Seit dem 01.01.2025 hat die E-Rechnung (EN-16931) Vorrang und Rechnungsempfänger müssen der Verwendung von PDFs zustimmen. Die Verwendung von PDFs ist nur noch bis Ende 2026 allgemein toleriert. Im Jahr 2027 dürfen PDFs nur noch von Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 € oder unter Verwendung von EDI versendet werden. Ab 2028 ist die Verwendung von PDF-Rechnungen ausnahmslos nicht mehr möglich.
E-Rechnungsverpflichtung: Aktuelle Rechtslage und wichtige Informationen
- Gilt für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen und Unternehmer.
- E-Rechnung ist für steuerpflichtige Lieferungen und Leistungen an andere inländische Unternehmen verpflichtend.
- Definition der E-Rechnung als strukturierter Datensatz nach EU-Richtlinie 2014/55/EU (EN 16931).
- Rechnungssteller und Rechnungsempfänger können sich unter bestimmten Voraussetzungen gemeinsam auf die Verwendung eines anderen strukturierten elektronischen Formats einigen.
- Der elektronisch strukturierte Datensatz hat Vorrang gegenüber der Papierrechnung und bei hybriden Formaten dem menschlich lesbaren (PDF-) Dokument.
- Für den Rechnungseingang gibt es keine Übergangsfrist! Sie gilt seit dem 01.01.2025.
Anhand folgender Darstellung können Sie einfach überprüfen, ob Sie unter die E-Rechnungspflicht im Rechnungsausgang fallen:
Folgende Übergangsregelungen gelten für den Rechnungsausgang:
Relevante Informationen und Publikationen:
Auch im internationalen Kontext spielt die E-Rechnung und das Meldesystem eine wichtige Rolle. Die EU hat am 12. März 2025 das ViDA-Paket ("VAT in the digital age") verabschiedet, das die Mehrwertsteuererhebung digitalisieren und vereinfachen soll.
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E-Rechnungsverpflichtung: Vorbereitung
Unser Expertenteam unterstützt Sie sofort – verpassen Sie nicht den idealen Zeitpunkt, sich auf die E-Rechnungsverpflichtung vorzubereiten.
Unsere Module E-Invoice-Ready-Check und die E-Invoice-Champions Seminarreihe bieten einen einfachen Direkteinstieg für Sie und Ihr Unternehmen, um sich auf die B2B E-Rechnungsverpflichtung vorzubereiten. So legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche, effiziente und reibungslose Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung.
Außerdem bieten wir ein Mapping-Modul für den Standard XRechnung an.
Neben unseren Best-Sellern haben wir weitere Module, die je nach Bedarf frei kombiniert werden können:
Unsere Lösungen
Erfahren Sie, wie Sie mit unserer Expertise im Bereich E-Rechnung Ihre Prozesse vereinfachen und zukunftssicher gestalten können.
Die Masterclass E-Rechnung vermittelt praxisnahes Wissen und individuelle Strategien zur erfolgreichen Einführung digitaler Rechnungsprozesse.
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Die E-Rechnungsverpflichtung wird mit Bonpago zur Chance: für effiziente, rechtskonforme und zukunftssichere Rechnungsprozesse.
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Optimierung des digitalen Rechnungsausgangs für fehlerfreie E-Rechnungen, gesicherte Zahlungen und mehr Prozesseffizienz.
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Bonpago digitalisiert komplexe Baurechnungen – für rechtssichere, effiziente und transparente Prozesse vom Eingang bis zur Zahlung.
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Bonpago unterstützt bei der systematischen, anbieterneutralen Auswahl passender, zukunftssicherer Digitalisierungslösungen.
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Nina Harms
Geschäftsführung &
Teamlead Private
