E-Procurement

Montagmorgen, 8:03 Uhr. Frau Müller, Einkäuferin in der Kreisverwaltung, öffnet ihr E-Mail-Postfach – 57 neue Mails. Drei Kolleg:innen fragen, wie es mit ihren Bedarfen vorangeht. Ein Antrag auf neue Laptops ist in Papierform eingegangen, bei der Möbelbestellung fehlen Genehmigungen, und für die externe Dienstleistung wurde versehentlich die falsche Vergabeart gewählt.

So sieht Alltag im Einkauf vieler öffentlicher Einrichtungen und Unternehmen aus. Langsame Prozesse, Medienbrüche, Rückfragen und unzufriedene Fachbereiche gehören zur Tagesordnung. Und Frau Müller? Sie tut ihr Bestes – aber sie rennt ständig der nächsten Herausforderung hinterher.

Dabei geht es auch anders. Mit einem durchdachten, digitalen Beschaffungsprozess wird der Einkauf zum echten strategischen Hebel – transparent, effizient und rechtssicher. Genau hier setzt unser E-Procurement-Ansatz an.

So hilft E-Procurement Ihrer Organisation

Effizienz steigern

30–50 % schnellere Beschaffung – durch digitale Workflows ohne Medienbrüche. Kein Papier, keine doppelten Excel-Listen, keine unnötigen Rückfragen.

Kosten senken

Weniger Personalaufwand, bessere Verhandlungsposition durch Bedarfsbündelung, strukturierte Ausschreibungen.

Compliance sichern

Integrierte Prüflogiken sorgen für rechtskonforme Verfahren. Dokumentation und Nachvollziehbarkeit inklusive.

Transparenz schaffen

Jederzeit Überblick über Status, Fristen, Ausgaben und Verzögerungen. Per Klick.

Mitarbeitende entlasten

Weniger Frust, mehr Zeit für strategische Aufgaben, motivierendes Arbeiten mit digitalen Tools.

Nachhaltig beschaffen

Integration von Green Procurement, Lebenszykluskosten und Nachhaltigkeitskriterien – messbar und steuerbar.

Unsere Vorgehensweise – klar strukturiert & menschlich begleitet

1️⃣ Initialisierung & Projektaufsetzung

Zielbild definieren, Projektstruktur schaffen, Stakeholder einbinden.
2️⃣ Ist-Analyse & Zieldefinition

Beschaffungsprozesse und -systeme erfassen, Schwachstellen identifizieren, Zielbild entwickeln.
3️⃣ Lösungsdesign & Anforderungen

E-Procurement-Plattform auswählen, Lastenheft erstellen, Schnittstellen und Vergaberecht berücksichtigen.
4️⃣ Vergabebegleitung

Ausschreibung vorbereiten und begleiten – rechtssicher, effizient und zielgerichtet.
5️⃣ Umsetzung & Integration

Systeme einführen, Daten migrieren, Change-Management begleiten.
6️⃣ Schulung & Go-Live

Mitarbeitende befähigen, Pilotierungen begleiten, Feedback integrieren.
7️⃣ Betrieb & Weiterentwicklung

KPIs einführen, kontinuierlich verbessern, neue Module planen.

E-Procurement (elektronische Beschaffung)

So hilft E-Procurement Ihrer Organisation

Unsere Vorgehensweise – klar strukturiert & menschlich begleitet

1️⃣ Initialisierung & Projektaufsetzung

2️⃣ Ist-Analyse & Zieldefinition

3️⃣ Lösungsdesign & Anforderungen

4️⃣ Vergabebegleitung

5️⃣ Umsetzung & Integration

6️⃣ Schulung & Go-Live

7️⃣ Betrieb & Weiterentwicklung

Felix Wolfes

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