Dokumentenmanagement & E-Akte

Papierstapel, verteilte Dateien und aufwendige Recherchen – so sieht der Alltag in vielen Verwaltungen noch aus.

Akten liegen mal in der Registratur, mal auf Netzlaufwerken oder in E-Mails. Die Folge: fehlende Übersicht, langsame Bearbeitung, rechtliche Risiken. Bürger:innen müssen warten – und Mitarbeitende arbeiten unter hohem Druck.

Doch es geht auch anders: Mit der Einführung eines modernen Dokumentenmanagements (DMS) und der E-Akte wird aus Zettelwirtschaft eine leistungsstarke, nachvollziehbare Verwaltung. Bonpago begleitet diesen Wandel – anbieterneutral, mit Fingerspitzengefühl, Erfahrung und echtem Verständnis für die kommunale Realität.

Wir bringen Struktur in Ihre Verwaltung – mit digitalen Akten, die nicht nur technisch funktionieren, sondern Ihren Arbeitsalltag verbessern.

Warum Dokumentenmanagement mit Bonpago?

Echte Entlastung im Alltag

Alle Dokumente, Mails, Notizen und Vorgänge an einem Ort – jederzeit auffindbar, vertretungsfähig und nachvollziehbar.

Rechtssicherheit & Compliance

Schaffen Sie Klarheit über bestehende Vom Aktenplan bis zur revisionssicheren Archivierung.

Moderne Zusammenarbeit

Mediensprünge ade – transparente Workflows, ortsunabhängige Bearbeitung.

Grundlage für OZG & E-Government

Ohne E-Akte keine durchgängige Digitalisierung.

Menschen im Fokus

Wir machen den Wandel begreifbar – mit Schulungen, Kommunikation und Changemanagement.

Unser Vorgehen – strukturiert & flexibel

1️⃣ Ist-Analyse & Zielbildentwicklung
- Aufnahme der bestehenden Aktenstrukturen, Prozesse & Systeme
- Entwicklung eines passenden Zielbilds für Ihre Organisation
2️⃣ Konzeption & Anforderungserhebung
- Erstellung Aktenplan, Vorgangstypen, Ablagelogik
- Auswahl & Anbindung DMS / E-Akte / Fachverfahren
- Rechtliche Anforderungen & Schnittstellen identifizieren
3️⃣ Projektplanung & Ausschreibung
- Vergabevorbereitung (z. B. EVB-IT, Leistungsverzeichnis)
- Begleitung im Auswahlverfahren (Marktkenntnis, Herstellerneutralität)
4️⃣ Einführung & Change-Management
- Systemeinrichtung, Tests, Migration
- Schulungen, Kommunikationsformate, Coaching für Führungskräfte
- Begleitung der Umsetzung bis zum Go-Live
5️⃣ Nachbetreuung & Weiterentwicklung
- Supportkonzepte, Auswertung der Nutzung, Ausbau um weitere Fachbereiche

Das Ergebnis – messbar, nachvollziehbar, nachhaltig

📈 KPIs & Effekte aus der Praxis:

Reduktion der Bearbeitungszeit pro Vorgang um 20–50 %
100 % revisionssichere Aktenführung
Reduzierung der Suchzeiten auf wenige Sekunden
80–90 % weniger Papierkosten & Archivbedarf
Höhere Zufriedenheit laut interner Befragung (Ø 1,8 auf Schulnotenskala)

Ein typischer Vorher-Nachher-Moment

Vorher – der Alltag im Bauamt:
Frau Schneider, Sachbearbeiterin im Bauamt, sucht eine Akte. Teile davon liegen auf dem Schreibtisch, ein paar Scans sind im Mailpostfach, der Rest im Archiv. Die Urlaubsvertretung ist überfordert, weil niemand weiß, was schon erledigt wurde. Datenschutz? Fraglich. Und bei der Revision herrscht Alarm.

Nachher – ein Jahr mit der E-Akte:
Jeder Vorgang hat eine digitale Akte. Frau Schneider sieht alle Dokumente sofort, kann Fristen überwachen und Aufgaben zuweisen. Auch Kolleg:innen in anderen Abteilungen arbeiten synchron mit. Entscheidungen sind nachvollziehbar, Abläufe transparent, die Arbeit effektiver. Die Verwaltung funktioniert – für Mitarbeiter:innen und Bürger:innen.