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Digitalisierung im Autohandel: Umsetzung eines papierlosen Autohauses
Unternehmen zu digitalisieren, heißt vor allem, all ihre Abläufe (wie den Verkäuferarbeitsplatz, Vertragsabschlüsse und Dokumentenverwaltung) papierlos zu machen. So sparen wir doppelte Arbeit bei der Erfassung, finden Dokumente direkt und schnell und vermeiden Fehler. Wir sind effizienter, sparen Kosten und haben mehr Zeit für Tätigkeiten, die wirklich wichtig sind, wie z. B. den persönlichen Kundenkontakt. Das steigert wiederum die Kundenzufriedenheit und folglich den Umsatz. Wie das in der Praxis bei einem unserer Kunden im Autohaus aussieht, zeigen wir Ihnen hier.
Der aktuelle Leasingprozess: Herausforderungen
Starten wir bei einem Autokauf mit einer Leasingabwicklung, bei dem 120 Seiten Papier entstehen. 40 Seiten nimmt der:die Käufer:in mit nach Hause, 40 Seiten verbleiben im Autohaus und 40 Seiten bekommt der Leasing- oder Finanzierungsgeber. Erstmal sind alle versorgt und zufrieden.
Doch dann kommt die Winterreifensaison und der Reifenhändler fragt: „Haben Sie ein Reifenpaket?“ Weil der:die Käufer:in seinen Vertrag auf die Schnelle nicht findet, ruft er beim Autohaus an. Das Autohaus lagert ihre 40 Seiten bereits im Keller in einer Handakte, weil der Autokauf zwei Jahre her ist. Wenn der:die Mitarbeiter:in sie findet, scannt er:sie die Seiten ein und schickt sie per E-Mail, Brief oder Fax.
Was auch oft passiert: dass beim Leasinggeber nicht alle Fakten des Vertrags vorliegen. Der Leasinggeber digitalisiert seine 40 Seiten zwar bei Eingang, aber handschriftliche Ergänzungen können oft nicht richtig ausgelesen werden. Oder die persönlichen Daten des Käufers, also die Stammdaten, sind nicht komplett. Beispielsweise, weil der Personalausweis in der Kopie so schlecht lesbar ist, dass der:die Käufer:in mit falschem Nachnamen oder einer fehlerhaften Adresse angelegt wurde. Solche Fehlerquellen und Mehrarbeit schaffen wir aus der Welt – indem wir Schritt für Schritt die Anzahl der Papierseiten reduzieren und den Leasingprozess digitalisieren.
Wie das papierlose Autohaus konkret entsteht
- Wir richten eine Plattform ein, auf der das Autohaus und der Leasinggeber ihre Dokumente digital austauschen – die „Händlerkommunikationsplattform“. Minus 35 Seiten.
- Wir führen die qualifizierte elektronische Signatur (QES) für den digitalen Verkäuferarbeitsplatz ein. Ab jetzt kann jeder digital unterschreiben und sich digital ausweisen. Minus 10 Seiten – und handschriftliche Ergänzungen werden auf das Minimum reduziert.
- Wir schließen die Händlerkommunikationsplattform an die Systeme des Handels an, z. B. an ein Dokumentenmanagementsystem. Die digital gespeicherten Dokumente werden direkt angebunden, abgelegt und in den nachfolgenden Systemen (wie z.B. in der Disposition) nachgenutzt. Minus 40 Seiten.
- Wir legen ein elektronisches Kundenarchiv für Endkunden an. So haben unsere Kunden alle Unterlagen an einer Stelle und können sie jederzeit elektronisch einsehen. Minus 30 Seiten.
- Damit ist die Digitalisierung im Autohaus erfolgreich und es bleiben nur noch 5 Seiten von 120 Seiten übrig, die wir in Papierform brauchen.
Digitalisierung im Autohandel: Die Stellschrauben
Effizienz schreiben wir uns bei der Umsetzung des papierlosen Autohauses genauso auf die Fahne, wie die menschliche Begleitung auf dem Weg dahin (siehe z. B. unsere Akademie/Seminarangebot). Digitalisierung ist nur ein Thema, das dabei hilft. Sie ermöglicht zum Beispiel auch eine umfassende Datenerfassung und -analyse (siehe Datenökonomie). Durch die Auswertung von Kundendaten, Kaufverhalten und Präferenzen kann das Autohaus personalisierte Angebote erstellen und gezielte Marketingkampagnen durchführen. Dies führt zu einer verbesserten Kundenbindung und erhöht die Wahrscheinlichkeit von Folgekäufen.
Auch Automatisierung und Vernetzung sind Aspekte, die wir mitdenken – denn Prozesse im Autohandel papierlos zu gestalten, hat viele Gesichter. Allein schon, weil die administrativen Aufgaben so vielfältig sind: Personalabrechnungen, Rechnungseingang, Vertragsabwicklungen wie Kredit-, Leasing-, Personal- und Subunternehmerverträge, Beschaffung, Reklamation und viele mehr.
Allerdings dürfen wir nicht vergessen, dass die Digitalisierung im Autohandel auch Herausforderungen mit sich bringt. Ein papierloses Autohaus erfordert eine solide IT-Infrastruktur, Cybersecurity-Maßnahmen und eine entsprechende Schulung der Mitarbeitenden. Datenschutz und -sicherheit müssen gewährleistet sein, um das Vertrauen der Kunden nicht zu gefährden. Auch die ältere Kundschaft, die möglicherweise weniger technikaffin ist, muss bei der Umstellung auf digitale Leasingprozesse angemessen begleitet werden. Die Prozesse sind alle im Rahmen einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben.
Unsere Empfehlung für papierloses Leasing: Entwickeln Sie dazu eine klare Digitalisierungsstrategie, investieren Sie in die IT-Infrastruktur und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden, um den Wandel erfolgreich umzusetzen. Nutzen Sie diese Chance – Wir helfen Ihnen gern dabei!
Fragen, Hilfe und Kontakt
Unser Experte für Leasing und das digitale Autohaus Henning Nitsche beantworten gerne Ihre Fragen. Kontakieren Sie uns jetzt!
