XRechnung

Öffentliche Auftraggeber in Deutschland sind spätestens seit April 2020 zum Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtet. Davon profitieren neben den Empfängern, die ihre internen Prozesse digitalisieren und optimieren, auch die Lieferanten. Die Praxis zeigt aber: Es bestehen noch immer viele Fragen hinsichtlich des Gesamtprozesses und der rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Geltungsbereiche, Rechnungsinhalte und Übertragungswege.

Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Regelungen für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger sowie die Unterschiede auf Bundes- und Landesebene.

Die Hintergründe

Um den vielen unterschiedlichen Normen für elektronische Rechnungen begegnen und eine möglichst länderübergreifende Interoperabilität erreichen zu können, haben das Europäische Parlament und der Europäische Rat die EU-Richtlinie 2014/55/EU verabschiedet, welche die Umsetzung der elektronischen Rechnung bei öffentlichen Auftraggebern regelt. Die Umsetzung der Richtlinie erfolgte in Deutschland sowohl auf Bundesebene durch das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes vom April 2017 sowie auf Länderebene, beispielsweise durch länderspezifische E-Rechnungs-Gesetze oder Ergänzungen der E-Government-Gesetze. In der Regel ermächtigen die Gesetze zur Konkretisierung der Vorgaben in den sog. E-Rechnungsverordnungen.

Der Standard XRechnung

Im Rahmen der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU wurde das Europäische Komitee für Normung (CEN) mit der Erarbeitung einer gemeinsamen Norm für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung beauftragt: die europäische E-Rechnungsnorm EN 16931-1. Diese Norm beschreibt ein syntaxneutrales semantisches Datenmodell, durch das elektronische Rechnungen in Europa weitesgehend standardisiert und vereinheitlicht werden.

Die Norm erlaubt, über "Spezifikationen" die europäischen Vorgaben durch weitere Regeln zu ergänzen und zu verfeinern. In Deutschland wurde eine solche Konkretisierung mit dem Standard XRechnung vorgenommen. Dieser wurde unter Federführung der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) mit dem Ziel entwickelt, die europäische Norm in einen zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten nationalen Standard zu überführen. Aus technischer Sicht handelt es sich bei XRechnung und anderen zur EU-Norm konformen Standards um strukturierte Datenformate, die systemunterstützt verarbeitet werden können. Die weit verbreitete einfache PDF-Rechnung erfüllt die Anforderungen der Norm nicht.

Die Umsetzung in Bund und Ländern

Während das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes und die E-Rechnungsverordnung des Bundes ausschließlich für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern auf Bundesebene gelten, setzen die Länder die Richtlinie 2014/55/EU eigenständig um. Dies führt zu unterschiedlichen Vorgaben für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern. Rechnungssteller sehen sich hier leider einer recht unübersichtlichen Situation gegenüber, da in jedem Bundesland unterschiedliche Regelungen bzgl. des Geltungsbereichs, der Ausnahmen und der Übertragungswege bestehen. So wird zum Beispiel deutlich, dass die Annahmepflicht in manchen Ländern nur für Aufträge im Oberschwellenbereich gilt und somit viele Aufträge gar nicht unter die Verordnungen fallen.

Über die nachstehenden Kacheln erhalten Sie detaillierte Informationen über den Umsetzungsstand in den einzelnen Bundesländern. Dieser wird regelmäßig von uns aktualisiert, wobei keine Gewähr für Richtigkeit und Vollständigkeit der Informationen übernommen wird.

Ein ähnlich komplexes Bild ergibt sich für die vorgesehenen Übertragungswege. Auf Bundesebene werden zwei zentrale Rechnungseingangsplattformen genutzt: Die ZRE für die unmittelbare Bundesverwaltung sowie die OZG-RE für die Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung. Die OZG-RE wird von kooperierenden Bundesländern und teilweise deren Kommunen sowie sonstiger öffentlicher Auftraggeber (außerhalb der Landesverwaltung) mitgenutzt. In einigen Ländern wurden landeseigene Portale bereitgestellt.

Die nachstehende interaktive Deutschlandkarte gibt einen Überblick über die vorgesehenen zentralen Rechnungseingangsplattformen. Rechnungssteller sollten jedoch vor dem elektronischen Rechnungsversand prüfen, ob ein öffentlicher Auftraggeber auch tatsächlich über die dargestellte Lösung adressiert werden kann, da nicht alle Auftraggeber zur Nutzung der Plattformen verpflichtet sind. So werden alternativ auch eigene Lösungen zum Empfang betrieben oder E-Invoice-Provider eingesetzt.

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Als eine der führenden Beratungen im Bereich des Financial Supply Chain Management unterstützen wir sowohl Behörden bei der Umsetzung einer Eingangs- und Workflowlösung als auch alle anderen Beteiligten bei der Umsetzung der Anforderungen. Die E-Rechnung ist schließlich der ideale Einstieg für eine ganzheitliche Optimierung der Purchase-to-Pay- bzw. Order-to-Cash-Prozesse.