XRechnung und die Umsetzung

Das Architekturkonzept wurde im Rahmen des Steuerungsprojektes E-Rechnung des IT-Planungsrates federführend vom Bund und vom Bundesland Bremen erstellt. Es zeigt die technologische Umsetzung eines zentralen E-Rechnungseingangs in der Bundesverwaltung und in der Verwaltung des Landes Bremen. Das Konzept soll auch von anderen Ländern und Kommunen als Blaupause für die föderale Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur Entgegennahme von elektronischen Rechnungen genutzt werden können.

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Für öffentliche Auftraggeber stellt sich nicht primär die Frage nach dem allgemeinen Nutzen des elektronischen Rechnungsaustauschs. Vielmehr ist die Verwaltungseinrichtung auf die fristgerechte Umsetzung der Richtlinie vorzubereiten. Dabei ergeben sich zwei zentrale Aspekte, die konkret zu betrachten sind.

Dies ist zum einen die Klassifikation des Ist-Zustandes, also der „E-Invoice Readiness“. Die Analyse der heutigen Prozesse und der Volumina im Rechnungseingang kann dabei helfen, Transparenz zu schaffen und die richtigen Maßnahmen zu identifizieren.

Der erste Entscheidungsschritt beinhaltet dabei unter anderem die Beantwortung folgender Fragestellungen:

• Gibt es einen zentralen Rechnungseingang (zum Beispiel eine Postfachadresse für den physischen Rechnungseingang oder eine zentrale E-Mail-Adresse erechnung@musterbehoerde.de)?
• Gibt es bereits ein frühes Scannen der eingehenden Rechnungen (zum Beispiel in einer zentralen Poststelle)?
• Gibt es ein automatisiertes Auslesen der eingehenden Papier- oder PDF-Rechnungen (zum Beispiel über eine OCR-Erkennung)?
• Gibt es eine elektronische Weiterverarbeitung der digitalisierten Rechnungen im Rahmen eines Workflowsystems (zum Beispiel zur Freigabe der Rechnungen)?
• Gibt es ein elektronisches Archiv für die Ablage der Rechnungen (dies kann auch im „späten“ Scannen sein, das heißt zur Ablage nach der Freigabe und Verbuchung der Rechnung)?
• Welche Systeme können nachgenutzt werden und wo ist die Nachnutzung sinnvoll?

Auf Basis dieser Erkenntnisse kann ein Soll-Prozess entwickelt werden, der eine erfolgreiche Umsetzung in der öffentlichen Verwaltung ermöglicht. Es gilt zudem, eine Auswahl der geeigneten Werkzeuge aufseiten der Behörden zu treffen und deren Implementierung anzustoßen. Die elektronische Bearbeitung setzt dabei zumindest einen elektronischen Workflow sowie ein elektronisches Rechnungsarchiv voraus.

Der zweite Entscheidungsschritt beinhaltet somit unter anderem die Beantwortung folgender Fragestellungen:

• Muss ich neue Systeme einführen? Wenn ja welche? Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
• Mit welchen Formaten muss ich umgehen können?
• Wie gehe ich mit Rechnungen aus dem Ausland um?
• Wir setze ich ein Projekt zur Einführung der E-Rechnung sinnvoll auf?
• Welche Herausforderungen und Risiken erwarten mich?
• Welche organisatorischen Veränderungen werden mit der Umstellung einhergehen? Gibt es Zentralisierungsmöglichkeiten?

Bonpago berät seit über 19 Jahren die öffentliche Verwaltung bei Projekten, die an den Schnittstellen von Strategien, Prozessen und Technologien im Bereich Finanz- und Rechnungswesen anzusiedeln sind. In über 300 erfolgreich abgeschlossenen Projekten hat Bonpago durch seine Expertise überzeugt und Kunden begeistert.

Für Lieferanten stellen sich oftmals die Herausforderungen, die eigenen Prozesse und die Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen ihrer Kunden in Einklang zu bringen. Insbesondere große Unternehmen, die in der Regel aus vertrieblichen oder vertraglichen Gründen verschiedene Rechnungsformate und Übertragungswege unterstützen müssen, stehen vor der Aufgabe, ein breites Spektrum abzudecken.

In einem ersten Schritt ist es sinnvoll, die Anforderungen der Kunden und die Kundenstruktur zu analysieren und hieraus ggf. erste wichtige strategische Entscheidungen abzuleiten. Zentrale Fragestellungen sind dabei:

• Wie sieht meine Kundenstruktur aus?
• Welchen Anforderungen bin ich gegenübergestellt? Welche Formate und Übertragungswege werden nachgefragt?
• Bin ich verpflichtet am elektronischen Rechnungsaustausch teilzunehmen? Welche Fristen gilt es zu beachten?

In einem nächsten Schritt sind Handlungsvarianten abzuleiten und zu bewerten. Hierbei sollte ggf. im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der zu erwartende Nutzen einer Anpassung der Prozesse in Relation zu den (geschätzten) Kosten gesetzt werden.

Die Erfahrungen zeigen, dass Lieferanten durch die Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand und der Reduzierung des Papieraufkommens hohe Einsparungen realisieren können – das volle Optimierungspotenzial lasse sich jedoch erst realisieren, wenn das Austauschformat einen möglichst hohen Automatisierungsgrad auf Seiten des Rechnungsempfängers ermöglicht. Die Unterstützung von XRechnung als reines Datenformat ist hierbei ein wesentlicher Bestandteil.

Im Rahmen der Optimierung der Rechnungsausgangsprozesse und der strategischen Ausrichtung steht die Beantwortung folgender Fragestellungen im Vordergrund:

• Muss ich neue Systeme einführen? Wenn ja welche? Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
• Welche Herausforderungen und Risiken erwarten mich?
• Können Automatisierungspotenziale realisiert werden?
• Wie setze ich ein Projekt zur Optimierung des Rechnungsausgangs sinnvoll auf?

Als eine der führenden Beratungen im Bereich des Financial Supply Chain Management unterstützen wir unsere Kunden sowohl bei Umsetzungsprojekten im Rechnungseingang als auch im Rechnungsausgang. Die E-Rechnung ist oft der ideale Einstieg für eine ganzheitliche Optimierung der Purchase-to-Pay- bzw. Order-to-Cash-Prozesse.