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digi mondo 09/2019

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Verloren im Dschungel – Die E-Rechnung stellt Lieferanten vor einen Wildwuchs an Anforderungen

Projekte zur Einführung der E-Rechnung gleichen in Deutschland einer Wanderung durch unwegsames Terrain. Sowohl die Auftraggeber als auch die Lieferanten und beteiligten Softwareanbieter kämpfen sich aktuell auf eigene Faust durch das Dickicht. Wir zeigen, welche Dschungelprüfungen die Finanzverantwortlichen und IT-Leiter zu bestehen haben und wie Auftraggeber kommunizieren sollten, damit alle Beteiligten zueinander finden.

Die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen rückt in greifbare Nähe. Während die Bundesverwaltung bis spätestens 27. November 2019 in der Lage sein muss, elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können, haben die meisten Landesverwaltungen und Kommunen Zeit bis April 2020. Bis dahin sind noch einige Anstrengungen notwendig, etwa um vorhandene Systeme zu aktualisieren, Prozesse anzupassen oder eigene Übertragungswege bereitzustellen.

Da viele öffentliche Auftraggeber derzeit noch mit der Schaffung der technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen beschäftigt sind, verwundert es nicht, dass eine Einbindung der rechnungsstellenden Lieferanten bislang weitestgehend vernachlässigt wurde. Teilweise fehlt sogar der Wille, die Lieferanten überhaupt aktiv über die Möglichkeiten des elektronischen Rechnungsaustauschs zu informieren. Hierbei verschenken Auftraggeber mit Blick auf die Digitali­sierung und Harmonisierung der Prozesslandschaft viel Potenzial und es droht ein erhöhter Abstimmungsaufwand.

Überblick: Herausforderungen aus Sicht der Lieferanten

Vereinbaren zwei Geschäftspartner einen elektronischen Rechnungsaustausch, so stellen sich im Kern drei zentrale Fragen:

  • Welcher Standard bzw. welches Dateiformat wird verwendet?
  • Welche Inhalte sollen an welcher Stelle bzw. über welche Datenfelder übertragen werden?
  • Über welchen Kanal wird die elektronische Rechnung übertragen?

Die gute Nachricht lautet: Durch Anwendung der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungs­stellung (EN 16931) kann die Komplexität sowohl für Rechnungssteller als auch für Rechnungsempfänger grundsätzlich verringert werden. So gibt die Norm in Bezug auf die Frage nach dem Dateiformat vor, dass eine Rechnung in Form einer XML-Datei ausgestellt und sich dabei an einer von zwei zulässigen Schema-Definitionen (UBL oder UN/CEFACT) orientieren muss.

Hinsichtlich der Rechnungsinhalte umfasst die Norm ein semantisches Datenmodell, in dem alle relevanten Datenfelder für den Rechnungsaustausch im europäischen Binnenmarkt definiert und beschrieben sind. Bei korrekter Anwendung bedarf es somit keiner langwierigen Abstimmung zwischen den beteiligen Geschäftspartnern in Bezug auf die inhaltliche Verortung.

Die schlechte Nachricht lautet: Lieferanten stehen auf europäischer und nationaler Ebene dennoch individuellen Anforderungen gegenüber und müssen sich mit diesen im Detail auseinandersetzen. So ist es beispielsweise notwendig, die in den jeweiligen Mitgliedsstaaten ausgearbeiteten Spezifikationen der Norm (CIUS) zu kennen, die die landesspezifischen Regelungen mit der Norm verknüpfen und aufzeigen, welche Felder verpflichtend zu befüllen sind. Im Folgenden beleuchten wir die Herausforderungen aus Lieferantensicht, aufgeteilt in die Bereiche Format, Inhalt und Übertragung.

Die Formatfrage: Daten statt Dokumente

Die E-Rechnung im XML-Format stellt für die meisten Beteiligten nichts Geringeres als einen Paradigmenwechsel von einem menschenlesbaren in ein maschinenlesbares Format dar. Die Rechnung im klassischen DIN A4-Layout, das Logo im Briefkopf, die Möglichkeit zur Individualisierung und auch zur Kommunikation und Werbung innerhalb des Dokuments – von all dem muss Abschied genommen werden. Rechnungen, beschränkt auf ihre relevanten Inhalte, ohne deren Auswertung nicht mehr voneinander zu unterscheiden sein.

Im Hinblick auf die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist dies ein konsequenter und richtiger Schritt, denn hierdurch wird die Voraussetzung geschaffen, um alle Medienbrüche zu vermeiden. Die aufwendige und kostenintensive Erzeugung eines Papier- oder PDF-Layouts auf Seiten der Rechnungssteller und das insbesondere bei heterogenen Rechnungslayouts fehleranfällige OCR-Auslesen auf Seiten des Rechnungs­empfängers wird nicht mehr benötigt, da die Daten bereits in einer Form vorliegen, die weiterverarbeitet werden können. Zudem ist eine Eindeutigkeit hinsichtlich der Frage nach dem originalen (d. h. steuerlich relevanten) Rechnungsdokument gegeben.

Abhängig von der eigenen Ausgangssituation liegen Herausforderungen unterschiedlicher Natur vor. Während für große Lieferanten insbesondere Anpassungs­aufwände an der vorhandenen Systemlandschaft und an Prozessen entstehen, stehen kleinere Lieferanten häufig vor der Frage, mit welcher Software die E-Rechnung umgesetzt und ob die bislang genutzte Anwendung weiterhin verwendet werden kann.

In diesem Zusammenhang stellt sich auch die Frage, inwiefern die Komplexität der Erzeugung einer E-Rechnung an einen Dienstleister (sog. E-Rechnungs-Provider) ausgelagert werden kann. Diese versprechen Flexibilität in Bezug auf die eingelieferten sowie auszuliefernden Formate und unterstützen in der Regel alle relevanten Übertragungswege. Ob ein Dienstleister beauftragt werden soll oder sich die Anpassung, Aktualisierung bzw. Beschaffung einer Software lohnt, kann jedoch nie pauschal beantwortet werden und sollte immer Fragestellung einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sein. Das voraus­sichtliche Rechnungsvolumen stellt dabei einen Faktor dar, der zwingend berücksichtigt werden sollte. Des Weiteren ist die Struktur der Kunden des öffentlichen Sektors zu beachten: durch unterschiedliche Anforderungen in Bund und Ländern ergeben sich heterogene Anforderungen, welche sich auf die Lösungsauswahl auswirken können.

Die Inhaltsfrage: Automatisiertes Befüllen einer XRechnung ist leider nicht trivial

Die nächste Herausforderung liegt in der Verortung der Rechnungsinhalte. Diese stammen bei größeren Unternehmen häufig aus unterschiedlichen Systemen und folgen einer eigenen Logik. Es können drei Fälle auftreten:

A: Ein Datenfeld ist vorhanden und kann im Standard verortet werden

Sofern ein relevantes Datenfeld bereits strukturiert vorgehalten wird, können Aufwände bei der Umwandlung in das richtige Format entstehen. Liegt beispielsweise für einen Rechnungsempfänger bereits eine Länderangabe zur Adresse vor („Deutschland“), ist diese für den Standard XRechnung in einen Ländercode umzuwandeln („DE“), der im Feld „Buyer Country Code“ (BT-55) angegeben wird.

B: Ein Datenfeld ist vorhanden, kann jedoch nicht unmittelbar verortet werden

Dieses Problem tritt insbesondere bei Rechnungen auf, die spezielle Abrechnungsobjekte betreffen. Bestimmte Informationen auf heutigen Rechnungen kann ein Lieferant nicht ohne Weiteres in den Standard überführen. Es muss zum Beispiel genau überlegt werden, ob die Daten in ein strukturiertes Feld oder in ein Freitextfeld gespielt werden sollen. Hierzu zwei Beispiele: Bei einer Rechnung zu einem Fahrzeug ist nicht auf den ersten Blick erkennbar, ob an welcher Stelle und auf welche Art Kennzeichen, Fahrgestellnummer oder Fahrername im Standard angegeben werden müssen. Ähnliches gilt für Energierechnungen, in denen sowohl die Zählernummern als auch Netznutzungsarten als obligatorische Rechnungsbestandteile berücksichtigt werden müssen. Es gibt im Standard aber kein Feld „Zählernummer“, sodass ein Äquivalent gefunden werden muss.

C: Ein Datenfeld ist nicht vorhanden, wird jedoch benötigt

Dieser Fall kann zwei Ursachen haben: Einerseits kann es sich um ein Datenfeld handeln, das heute nicht vorgehalten wird; beispielsweise die Käuferreferenz (Leitweg-ID), die erst im Zuge der E-Rechnung vergeben wird. Andererseits könnte es sich um eine Angabe handeln, die zwar auf dem Briefpapier aufgedruckt ist, jedoch nirgendwo strukturiert vorgehalten wird. Ein Beispiel hierfür ist die Kontoverbindung des Zahlungsempfängers.

Darüber hinaus sieht der Standard XRechnung einige Referenzen vor, die ein Auftragnehmer zukünftig für die interne Zuordnung bei Auftragserteilung mitgeben kann. So finden sich im Standard unter anderem:

Käuferreferenz (BT-10): Eine Referenz, die zur eindeutigen Identifizierung des Rechnungsempfängers, beispielsweise für das Routing über Verwaltungsportale genutzt wird („Leitweg-ID“) und im Standard XRechnung verpflichtend angegeben werden muss.

Projektreferenz (BT-11): Eine Referenz, die für die Zuordnung auf ein Projekt bzw. Vorhaben genutzt wird. Ein entsprechendes Datenfeld steht häufig nicht zur Verfügung und kann daher ohne Anpassungen nicht angegeben werden. Es handelt sich um ein optionales Feld, das branchenabhängig genutzt wird.

Bestellreferenz (BT-13): Eine Referenz, die sich auf eine vom Rechnungsempfänger erfasste Bestellung in einem Bestellsystem bezieht. Die Angabe ist zwar optional, kann jedoch eingefordert werden, wenn diese nachweislich im Zuge der Auftragserteilung kommuniziert wurde.

Buchungsreferenz (BT-19): Eine Referenz, die zur (automatisierten) Kontierung und Verbuchung auf Finanz­konten des Rechnungsempfängers genutzt werden kann. Typischerweise ist hier die Angabe einer zuvor mit­geteilten Kostenstelle erforderlich.

Neben der Schaffung der technischen Voraussetzungen ist aus Perspektive der Lieferanten auch zu klären, wie die Anforderungen der Rechnungsempfänger möglichst effizient aufgenommen und umgesetzt werden können. So wird ein Unternehmen, welches ein System zur Stammdaten- bzw. Kundenverwaltung einsetzt, dort künftig neue Datenfelder hinterlegen und einen Anpassungsprozess etablieren müssen.

Die Übertragungsfrage: Wie hätten Sie’s denn gern?

Auf dem diesjährigen E-Rechnungsgipfel in Bonn wurde eines deutlich: die Übertragung elektronischer Rechnungen wird für öffentliche Auftraggeber in Deutschland, zumindest auf absehbare Zeit, nicht einheitlich gelöst. Das bedeutet, dass jeder Auftraggeber andere Übertragungswege anbieten kann. Vom einfachen E-Mail-Postfach bis zur Anbindung an ein Verwaltungsportal oder einen Provider werden derzeit alle denkbaren Varianten umgesetzt.

Nicht davon betroffen sind Rechnungssteller, die an ein Portal angebunden sind. Portale bieten Lieferanten in der Regel verschiedene Übertragungskanäle, sodass ein geeigneter Kanal gewählt werden kann. Es entsteht zwar ein einmaliger Aufwand zur Registrierung, doch im besten Fall können gleich mehrere Kunden über ein Portal erreicht werden. Analog zur Situation im Vergabebereich wird es eine Vielzahl an Portalen geben, an die sich Rechnungsempfänger anschließen.

Für jeden Rechnungsempfänger muss der Rechnungs­steller künftig hinterlegen können, auf welchem Weg eine Rechnung übertragen werden soll. Die Option der Übertragung per Webservice ist insbesondere für große Unternehmen interessant – wird allerdings nicht von jedem Rechnungsempfänger unterstützt. Hier zeigt sich der Vorteil von Portalen, die in der Regel mehrere Kanäle bereitstellen, um den unterschiedlichen Ausgangssituationen bei Lieferanten gerecht zu werden.

Wie Rechnungsempfänger ihre Lieferanten unter­stützen können

Im Zuge der Konzeption der elektronischen Vorgangs­bearbeitung muss sich ein Rechnungsempfänger bereits Gedanken darüber machen, welche Merkmale einer elektronischen Rechnung genutzt werden, um eine interne Zuordnung und Weiterleitung vornehmen zu können. Es gilt, möglichst klare und eindeutige Anforderungen zu formulieren und sich eng am Standard auszurichten.

Wie bereits ausgeführt, stehen neben der Leitweg-ID weitere Referenzfelder zur Verfügung, deren Befüllung vorgegeben werden kann. Während die Leitweg-ID als Ergänzung zur Adresse eine statische Information darstellt und nicht zu kleinteilig ausdifferenziert werden sollte, kann für jeden Auftrag eine individuelle Bestellreferenz vergeben werden. Wird bspw. ein Bestellsystem genutzt, wird für jede angelegte Bestellung eine eindeutige Nummer vergeben.

Mit beschaffenden Stellen ist ein einfaches und verständliches Regelwerk zu entwickeln, aus dem hervorgeht, welche Referenzen für welche Beschaffungs­vorgänge an Lieferanten zu kommunizieren sind, um die spätere Rechnungsfreigabe zu vereinfachen. Hierbei sollte die unnötige Referenzabfrage vermieden werden, die für die Zuordnung keine Verwendung finden und lediglich die Komplexität erhöhen. Auch sollten nach Möglichkeit keine Angaben im Freitextfeld der Rechnung abgefragt werden, da diese nicht automatisiert verarbeitet werden können.

Sobald ein öffentlicher Auftraggeber in der Lage ist, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, ist eine Erprobung mit ausgewählten Pilot-Lieferanten empfehlenswert. Hierdurch können beide Parteien wertvolle Erfahrungen sammeln und notwendige Feinjustierungen am Prozess vornehmen, ohne in eine unkontrollierbare Situation zu geraten. Zudem kann in diesem Zuge ein Verfahren entwickelt werden, wie die benötigten Rechnungsangaben möglichst transparent an den Lieferanten übermittelt werden können.

Die eigentliche Lieferantenkommunikation kann unter­schiedlich ausgestaltet werden und ist abhängig von der bestehenden Lieferantenstruktur. Im einfachsten Fall können die benötigten Informationen auf den Bestellvordrucken und in den zugrundeliegenden Verträgen aufgenommen werden, um bestehende und neue Lieferanten über die Anforderungen und Möglichkeiten zu informieren.

Bei einem hohen Rechnungsvolumen empfiehlt sich eine formalere Herangehensweise sowie eine Differenzierung einzelner Lieferantengruppen. Durch eine auf die Größe der Lieferanten angepasste Kommunikation, bspw. in Form von Informationsschreiben, konnten unsere Kunden in der Vergangenheit die Akzeptanz der elektronischen Rechnung deutlich erhöhen und einen zweigleisigen Bearbeitungsprozess (papierbasiert und elektronisch) verhindern.

Viele Auftraggeber der öffentlichen Verwaltung stellen sich die Frage, weshalb dies überhaupt erforderlich ist und ob nicht die Verankerung der elektronischen Rechnungsstellung in neuen Verträgen ausreicht. Dies ist klar zu verneinen, denn durch die Einbindung und Informierung der Lieferanten erzielen Sie zum einen eine höhere Akzeptanz und Bereitschaft zur Veränderung. Zum anderen beugen Sie einem erhöhten Abstimmungsaufwand vor, wenn die Lieferanten genau wissen, was zu tun ist.

Eine frühzeitige Einbindung und eine offene Kommunikation wirken Unsicherheiten auf Seiten der Lieferanten entgegen. Lässt man den Rechnungssteller mit der Thematik allein, besteht durchaus die Gefahr, dass dieser den Weg zum Ziel angesichts der auf Ihn einprasselnden Anforderungen nicht mitgeht.

Fazit: Im Teamwork aus dem Dschungel

Nur wenn alle Beteiligten optimal aufeinander abgestimmt sind, können die oft dargestellten Vorteile der papierlosen Rechnungsstellung auch tatsächlich realisiert werden. Öffentliche Auftraggeber sollten die Ansprache ihrer Lieferanten zeitnah planen und durchführen, um die Früchte der Einführung der E-Rechnung so bald wie möglich ernten zu können. Als Lieferant der öffentlichen Verwaltung sollten Sie in einem ersten Schritt die Funktionalitäten Ihrer Systeme im Rechnungsausgang prüfen und sicherstellen, dass Sie den neuen Standard XRechnung bedienen können.