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Verfahrensdokumentation

Struktur & Compliance für Ihre Prozesse


Plötzlich liegt ein Schreiben vom Finanzamt auf Ihrem Schreibtisch: Eine Betriebsprüfung steht an. Hektisch suchen Sie nach Dokumentationen, Prozessen und Nachweisen – doch die Abläufe sind nur lückenhaft dokumentiert, wichtige Informationen verstreut. Was jetzt? Fehlen klare Strukturen, kann das zu Schätzungen, hohen Nachzahlungen oder unnötigem Mehraufwand führen.

Viele Unternehmen und öffentliche Verwaltungen unterschätzen die Bedeutung einer strukturierten Verfahrensdokumentation. Dabei ist sie nicht nur eine gesetzliche Anforderung gemäß GoBD, sondern auch ein wertvolles Instrument zur Prozessoptimierung. Sie beschreibt detailliert alle steuerrelevanten Abläufe, legt fest, wie Daten verarbeitet und gespeichert werden, und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen jederzeit auskunftsfähig ist – insbesondere bei Betriebsprüfungen.

Doch in der Praxis fehlt es häufig an einer aktuellen oder vollständigen Verfahrensdokumentation. Unser Ansatz hilft Ihnen, eine klare Struktur in Ihre buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Prozesse zu bringen – effizient, praxiserprobt und individuell angepasst.

Ihre Vorteile mit unserer Verfahrensdokumentation

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Rechtssicherheit & Compliance

Erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben und minimieren Sie Risiken bei Betriebsprüfungen.


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Transparenz & Struktur

Schaffen Sie Klarheit über bestehende Abläufe und dokumentieren Sie Ihre IT- und Buchhaltungsprozesse nachvollziehbar.



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Optimierungspotenziale erkennen

Die Dokumentation zeigt Lücken, Medienbrüche oder ineffiziente Abläufe auf und dient als Basis für digitale Verbesserungen.

 


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Zeitersparnis

Durch unsere erprobten Vorlagen und Best Practices reduzieren Sie den internen Aufwand erheblich.


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Flexibilität & Skalierbarkeit

Von einer grundlegenden Beratung bis hin zur vollständigen Erstellung – wir passen unsere Leistungen an Ihre Anforderungen an.


Unser bewährter Ansatz – Schritt für Schritt zur vollständigen Dokumentation

  • 1️⃣ Analyse & Bestandsaufnahme

    • Klärung der vorhandenen Dokumentation und relevanten Prozesse
    • Ermittlung steuer- und buchhaltungsrelevanter Abläufe sowie IT-Systeme
    • Abgleich mit gesetzlichen Anforderungen

  • 2️⃣ Erstellung der Verfahrensdokumentation

    • Strukturierte Erfassung der Prozessbeschreibungen, IT-Systeme und Aufbewahrungspflichten
    • Modellierung der Abläufe nach BPMN 2.0-Standard (falls erforderlich)
    • Erstellung der Dokumente nach GoBD-Richtlinien

  • 3️⃣ Abstimmung & Qualitätsprüfung

    • Gemeinsame Review-Termine mit Ihren Fachbereichen
    • Berücksichtigung von spezifischen Anforderungen Ihrer Branche
    • Qualitätssicherung und finale Dokumentenfreigabe

  • 4️⃣ Implementierung & kontinuierliche Pflege

    • Integration der Verfahrensdokumentation in Ihr Dokumentenmanagement-System
    • Schulung Ihrer Mitarbeiter:innen zur Nutzung und Pflege der Dokumentation
    • Optional: Unterstützung bei der Prozessoptimierung

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Dr. Steffen Zabler

Senior Berater

s.zabler@bonpago.de

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