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Verwaltungsmodernisierung in einer interkommunalen Zusammenarbeit
Drei hessische Kommunen schließen sich zusammen, um Synergieeffekte bei der Systemauswahl zur Modernisierung der internen Prozesse und der Umsetzung der elektronischen Aktenführung zu erzielen.
- Strategieentwicklung
- Auswahl und Einführung eines DMS
- Umsetzung der E-Akte
- Roll-out durch Digitalisierung verschiedener Verwaltungsprozesse
- Umsetzung bürgerzentrierter Prozesse
- Seit August 2019
- Consultants: 3
Unser Vorgehen
Workshops zur Strategiefindung, europaweite DMS-Ausschreibung, Umsetzung der priorisierten Verwaltungsprozesse und Einführung der E-Akte
Erste Hürden
Etablieren eines gemeinsamen Projektteams und Treiben des Projektes trotz starker Auslastung der Personen
Größte Herausforderung
Es wird ein gemeinsames System für alle drei Kommunen benötigt, doch die Bedarfe decken sich nicht zu einhundert Prozent
Problemlösung
Erarbeitung einer gemeinsamen Leistungsbeschreibung eines modernen und gleichzeitig flexiblen Systems, das sich allen Kunden individuell anpassen kann
Umsetzung
System ausgewählt, erste Prozesse (Online-Terminvereinbarung, Bewerbermanagement und Haushaltsplanung) sind durchgängig digital
Digitale Transformation
Die Verwaltungsdigitalisierung ist nicht nur essenziell für die Umsetzung der bürgerzentrierten Prozesse im Rahmen des OZG, sondern auch der wichtigste Baustein einer Smart City