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Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in einem Unternehmen der öffentlichen Hand

Die Mitarbeitenden im Unternehmen sind unzufrieden mit ihrem aktuellen (ausschließlich archivbasierten) DMS. Besonders bemängelt werden die schlechte Usability und die fehlende Workflow-Software – ein neues, nutzerfreundlicheres System muss her.

  • Prozessoptimierung
  • DMS-Auswahl inkl. Proof of Concept
  • Implementierung der Prozesse Rechnungseingang
  • Vertragsmanagement und digitale Gehaltsabrechnung
  • Seit 2017
  • Consultants: 3
Unser Vorgehen

IST-Analyse, SOLL-Prozesse definieren, europaweite Ausschreibung, Implementierung, Schulung der Mitarbeitenden, Changemanagement

Erste Hürden

Verschiedene Anforderungen der Stakeholder (IT, Einkauf, Projektleitung und Benutzer) müssen überein gebracht werden

Größte Herausforderung

Der Faktor Usability: Diese muss hinreichend für eine hohe Nutzerakzeptanz sein

Problemlösung

Im Rahmen eines Proof of Concept mussten die Anbieter ihre Software vor Ort beim Kunden installieren und die Mitarbeitenden konnten vergleichend testen

Umsetzung

Alle Stakeholder sind zufrieden: Empfohlenes System berücksichtigt die Komplexität unternehmensspezifischer Prozesse und der IT-Infrastruktur, die Mitarbeitenden haben ein Gefühl des Teilhabens

Digitale Transformation

Mit dem ausgewählten DMS lassen sich nun sukzessive weitere Verwaltungsprozesse digitalisieren und automatisieren

Über uns

Bonpago stellt Unternehmen, Finanzdienstleister und die öffentlichen Verwaltung für die digitale Zukunft auf.

Dabei unterstützen wir bei Strategien, Prozessen und Technologien entlang der Financial Supply Chain.

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