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Optimierung und Digitalisierung der Beschaffungs- und Abrechnungsprozesse an einer Universität
Die Universität muss die EU-Richtlinie zur E-Rechnung umsetzen, allerdings will die Verwaltung die Effizienzpotenziale einer ganzheitlichen Modernisierung des Beschaffungsprozesses realisieren.
- Optimierung der Beschaffungs- und Abrechnungsprozesse
- Ausschreibung eines elektronischen Workflowmanagementsystems
- Einführung und campusweiter Roll-out der Lösung
- seit Dezember 2019
- Consultants: 2
Unser Vorgehen
Erstellung einer Roadmap, Aufnahme der IST-Prozesse, Konzeption von SOLL-Prozessen, Vorbereitung und Durchführung einer europaweiten Ausschreibung, Aufbau eines Projektmarketings zur Unterstützung des Change, sukzessiver Roll-out über Piloten
Erste Hürden
Komplexer End-to-End-Prozess von der Bedarfsanameldung bis zur Zahlung erfordert sehr viel Koordination – wir müssen eine passende Kombination von Softwarelösungen mit hoher Nutzerfreundlichkeit finden
Größte Herausforderung
Change Management und Kommunikation: Bei über 5.000 Nutzern müssen alle mitgenommen werden – insbesondere gilt es, die zwei Welten Campus und Verwaltung zu verbinden
Problemlösung
Vernetzungstreffen mit vielen Beteiligten, Schaffung eines gemeinsamen Zielbildes „Einfach Einkaufen“
Umsetzung
Moderne Prozesse sind entwickelt, Systeme sind ausgewählt, die Nutzer werden umfangreich an den Systemtests beteiligt
Digitale Transformation
Der Beschaffungsprozess steht im Zentrum der Verwaltungsdigitalisierung der Universität, weitere Prozesse schließen sich an