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Digitale Verwaltung – Wie der Public Sector für die Zukunft handlungsfähig wird
Deutschland ist bei der Verwaltungsdigitalisierung im Vergleich weit abgeschlagen. Zum großen Ziel, der digitalen Verwaltung, gehört für Behörden aber auch, handlungsfähig und agil für die aktuellen Herausforderungen zu sein. Erprobte Beratungsansätze helfen, um Ihre Organisation auf einen zukunftsweisenden Kurs zu lenken.
Inhaltsverzeichnis
Was ist digitale Verwaltung – Definition
Wie funktioniert digitale Verwaltung? Best Practices Skandinavien und Baltikum
Handlungsfähige Verwaltung durch Agilität
Umsetzung der handlungsfähigen Verwaltung – Beispiele aus der Beratung
Unterstützung bei der Handlungsfähigkeit von Verwaltungen der Zukunft
Was ist digitale Verwaltung – Definition
Die digitale Verwaltung bezeichnet den strategischen Einsatz von Informationstechnologien und digitalen Lösungen in öffentlichen Institutionen. Es geht darum, traditionelle Prozesse und Arbeitsweisen durch innovative Technologien zu ersetzen oder zu verbessern – Mitarbeitende und Bürger:innen sollen den Wandel aktiv mitgestalten. Ziel ist es, Behörden handlungsfähig zu machen, Verwaltungsabläufe zu optimieren, Interaktionen mit Bürger:innen zu erleichtern, die gesamte Verwaltung effizienter zu gestalten und die entstandenen Daten transparent einzusetzen (siehe Datenökonomie).
Wie funktioniert digitale Verwaltung? Best Practices Skandinavien und Baltikum
Ein wichtiges Prinzip der estnischen Verwaltung lautet “Digital first”. Damit wird elektronischer Verwaltung ein Vorrangrecht eingeräumt. Abteilungsgrenzen werden aufgebrochen und eine agilere Zusammenarbeit findet tagtäglich statt. In Dänemark laufen fast alle Verwaltungsprozesse über ein zentrales Postfach mit ein und derselben Identifikationsnummer je Bürger:in. Das sieht in Deutschland anders aus: Die Digitalisierung des Public Sector steckt im Anfangsstadium fest. Die Maßnahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) haben deutsche Behörden bisher nicht vollständig umgesetzt.
Was also machen skandinavische und baltische Länder so viel besser bei digitaler Verwaltung? Sie sind handlungsfähig und sparen enorme Kosten und Personalressourcen ein. Verwaltungen in Deutschland brauchen ebenfalls nachhaltige Verwaltungsstrukturen und flexible Möglichkeiten, um auf neue Gegebenheiten zu reagieren. Wir erklären, wie sich Behörden handlungsfähig für die Zukunft aufstellen.
Handlungsfähige Verwaltung durch Agilität
Verwaltung in Deutschland ist geprägt von einschneidenden Krisen, komplexen Aufgabenstellungen und sich schnell verändernden Projekten. Die Herausforderungen, mit denen die Verwaltung konfrontiert ist, lassen sich mit den aktuell vorherrschenden Methoden und Strukturen nicht lösen.
Digitalisierung und Fachkräftemangel sind Beschleuniger dieses Missverhältnisses aus Anforderungen an die Verwaltung und aktuellen Handeln. Digitalisierung beschleunigt Prozesse und gestaltet sie effizienter. Mitarbeitende werden aber häufig nicht abgeholt und können so neue Technologien schlecht in ihren Arbeitsalltag integrieren. Der Fachkräftemangel verschärft die Situation in deutschen Behörden, da Mitarbeitende gestiegene Anforderungen an ihre Arbeitgeber stellen. Somit ist es unerlässlich, dass wir neue Verwaltungsstrukturen schaffen und dabei Möglichkeiten für mehr Flexibilität aufzeigen. Das bedeutet konkret: Die Verwaltung muss sich Kompetenzen aneignen, um handlungsfähig zu sein.
Hier kommt Agilität ins Spiel, die für Schnelligkeit, Flexibilität, Reaktionsfähigkeit, Vernetzung, Innovationsdenken und Anpassungsfähigkeit an sich verändernde Gegebenheiten steht. Werden also agile Kompetenzen in der Verwaltung entwickelt, hält die öffentliche Verwaltung immer schnelleren Veränderungen stand und bleibt handlungsfähig.
Wir können Verwaltungen unterstützen, indem wir beispielsweise…
- Strukturen überprüfen, die Raum für Agilität geben,
- eine agile Vision im Team erarbeiten,
- Führungskräfte strategisch beraten, welche agilen Kompetenzen zu ihrem Führungsstil passen,
- Workshops zu agilen Werten durchführen oder
- das Verwaltungsnetzwerk stärken.
Langfristig bleibt die Verwaltung handlungsfähig, indem sie sich kontinuierlich verändert und agil anpasst.
Umsetzung der handlungsfähigen Verwaltung – Beispiele aus der Beratung
Die Herausforderungen einer einzelnen Behörde sind vielschichtig. Genauso individuell sind unsere Beratungsansätze und -methoden, auf die wir für die Optimierung und Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung zurückgreifen. Für uns steht die passgenaue Lösung an erster Stelle. Dafür stellt sich zunächst die Frage nach den Bedarfen, dem IST-Zustand und dem gewünschten Zielzustand.
Ein Beispiel, das zunächst systematisch den IST-Zustand anhand eines Rahmenmodells erhebt, ist im Impuls Digitale Gesundheitsämter abgebildet. Hier wird der Mehrwert einer umfangreichen Begleitung innerhalb einer Digitalen Transformation im öffentlichen Sektor verdeutlicht.
Use Case: Einsatz von Agilität
Bereits geplante oder bestehende Veränderungsprojekte, beispielsweise für gesetzliche Vorgaben oder politische Forderungen, bieten Anknüpfungspunkte für mehr Agilität und Flexibilität. Diese Potenziale nutzen wir und ergänzen das Projekt mit dem handlungsfähigen Schliff. Diese Chance hat eine Behörde aus unserem Kundenstamm genutzt.
Das Vorhaben Digitalisierungsparameter umzusetzen, stand bereits fest, als wir dazu gekommen sind. Digitalisierungstransformationen ziehen einschneidende Veränderungen nach sich. Um dabei alle Mitarbeitenden mitzunehmen und mit Widerstand umzugehen, haben wir den Prozess nachhaltig im Sinne des Change Managements mit Maßnahmen für Führungskräfte und Mitarbeitende umgesetzt. Außerdem stärkte der gezielte Einsatz von Agilität die Handlungsfähigkeit der Behörde. Dafür haben wir gemeinsam eine agile Vision erarbeitet und agile Werte in einem co-kreativen Workshop vermittelt.
Unterstützung bei der Handlungsfähigkeit von Verwaltungen der Zukunft
Für eine handlungsfähige Verwaltung wird ein ganzheitliches Konzept der Organisation entwickelt, um sie zu stärken. Es ist notwendig, sich die einzelnen Organisationsebenen mit deren individuellen Stärken und Herausforderungen bewusst zu machen. Daneben müssen die Einflussfaktoren zwischen den Ebenen mitgedacht werden. Strukturelle Veränderungen von Teams haben beispielsweise direkten Einfluss auf jeden Mitarbeitenden, aber auch auf die Führungskräfte.
Eine handlungsfähige Verwaltung für die Zukunft ergibt sich aus dem Dreiklang der Organisations-, Personal- und Kommunikationsentwicklung, kombiniert mit passgenauen Methoden auf allen Verwaltungsebenen. Diese Maßnahmen müssen zusammengedacht werden, da sie sich gegenseitig bereichern und bessere Ergebnisse erzielt werden.
Bei der digitalen Transformation in der Verwaltung muss Handlungsfähigkeit in organisationalen Strukturen umgesetzt werden. Außerdem müssen Mitarbeitende befähigt werden, die Veränderung aktiv und flexibel zu gestalten. Ergänzend müssen interne Meilensteine sowie datenbasierte Entscheidungen strategisch an die Bürgerinnen und Bürger kommuniziert werden. Nur, wenn Maßnahmen der Organisationsentwicklung, Personalentwicklung und Kommunikationsentwicklung gemeinsam umgesetzt werden, kann sich Veränderung langfristig in der Verwaltung verankern.
Fragen, Hilfe und Kontakt
Unser Beratungsansatz für mehr Handlungsfähigkeit in der öffentlichen Verwaltung zielt auf alle Organisationsebenen mit Maßnahmen der Personal-, Organisations- und Kommunikationsentwicklung. Diese zurückgewonnene Handlungsfähigkeit von Behörden zeigt den Weg in eine innovative Verwaltung der Zukunft auf. Damit werden wir in Deutschland von der reagierenden Verwaltung zur digitalen und agil kompetenten Verwaltung der Zukunft! Unsere Expert:innen für Verwaltungsdigitalisierung und agile Methoden Helena Klöhr und Felix Wolfes beantworten gerne Ihre Fragen.