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Digitales Gesundheitsamt
Die Pandemie hat deutlich gezeigt, dass der öffentliche Gesundheitsdienst noch nicht dafür gewappnet ist, exponentiell wachsende Datenmengen zu verarbeiten. Vor allem beim Thema Datenaustausch kommt es aufgrund mangelnder Standardisierung und Automatisierung zu Verzögerungen in den Meldeketten. Um die Ausnahmesituation trotzdem in den Griff zu bekommen, wurden Daten oft doppelt manuell erfasst, Fehler schlichen sich ein und die fehlende Digitalisierung wurde überall spürbar. Die Mitarbeiter:innen in den Gesundheitsämtern arbeiten dann an der Belastungsgrenze und darüber hinaus.
Aus dieser Mangelsituation heraus entstand das Leitbild "Digitales Gesundheitsamt 2025".
„Digitales Gesundheitsamt 2025“ – Wie die Digitalisierung in Gesundheitsämtern jetzt vorangetrieben wird
Bund und Länder sind sich einig, dass die Digitalisierung einen wichtigen Beitrag dazu leistet, die Arbeit des Öffentlichen Gesundheitsdienstes effizienter zu gestalten. Im Rahmen des Pakt für den Öffentlichen Gesundheitsdienst stehen 800 Mio. EUR bereit, um die Digitalisierung zu stärken und auszubauen. Um davon zu profitieren und sich dem Leitbild „Digitales Gesundheitsamt 2025“ anzunähern, müssen die Gesundheitsämter Förderanträge stellen. Eine Aufgabe, bei der wir unsere Kunden sehr gerne unterstützen. Denn ohne fachliche Beratung ist es schwierig, den eigenen digitalen Reifegrad korrekt einzuschätzen und vor allem die nötigen Maßnahmen abzuleiten, um den Reifegrad zu erhöhen. Zudem ist der aufwändige Antragsprozess neben dem ohnehin schon vollgepackten Tagesgeschäft kaum zu stemmen.
Das Reifegradmodell – Anhaltspunkt zur eigenen Einschätzung
Die zentrale Frage eines Förderantrags lautet immer: „Wo stehen wir gerade?“ Um den Status Quo systematisch und vergleichbar erfassen zu können, liegt der Förderung ein wissenschaftlich entwickeltes Reifegradmodell zugrunde, das den Referenzrahmen für die Einordnung bildet.
Im Reifegradmodell gibt es acht Dimensionen (Digitalisierungsstrategie, Mitarbeitende, Prozessdigitalisierung, IT-Bereitstellung, IT-Sicherheit, Bürger:innenzentrierung, Zusammenarbeit, Software & Daten & Interoperabilität). Das Gesundheitsamt muss zunächst entscheiden, welchen Reifegrad es in Bezug auf jedes einzelne Thema hat. Dazu schaut es sich die Subdimensionen jeder der Dimensionen an und nimmt eine Einordnung vor.
Als nächstes gilt es, die Frage “Wo wollen wir hin?” zu beantworten – und zwar für alle Dimensionen. Diese sind hierzu in Stufen aufgeteilt: Stufe 0 beschreibt den geringsten und Stufe 4 den höchsten Reifegrad. Wer Stufe 3 erreicht, erfüllt die Kriterien für das „Digitale Gesundheitsamt 2025“.
Wir durften erleben, dass unsere fachliche Unterstützung bei der Antragsstellung direkt auf die Höhe der Förderung einzahlt. Die tiefgreifendere Einschätzung, wo wir innerhalb des Amtes stehen und losgehen, führt dazu, dass wir die notwendigen Maßnahmen zur Erreichung des gewünschten Reifegrades viel besser ableiten können. Und genau für diese Maßnahmen werden die Gelder bereitgestellt.
Umsetzungsbegleitung bei der Digitalisierung
Das Reifegradmodell ist bereits ein guter Anhaltspunkt, um in die Umsetzung zu kommen. Aus den im Förderantrag enthaltenen Fragen kann das Gesundheitsamt ableiten, was die Meilensteine sein müssen. Und davon ausgehend dann überlegen, was zu tun ist, um diese zu erreichen. Was komplett fehlt, ist aber die begleitende Beratung, die Erfahrungen im Projektmanagement und Change Management mitbringt. Durch die Förderung bekommen Gesundheitsämter jetzt die Möglichkeit, sich diese Unterstützung einzukaufen.
Das Ziel ist dabei nicht, die Ämter komplett „fertigzudigitalisieren“. Unsere Rolle ist
- das Potenzial zu heben, das unsere Kunden selbst im Tagesgeschäft nicht ausrollen können.
- sie in überschaubaren Zeiträumen so zu befähigen, dass sie selbst weitermachen können
- ihnen Tools an die Hand zu geben, wie sie Prozesse selbst aufsetzen und zu einem gelungenen Ende führen können.
Digitalisierungsstrategie mit Plan: Die Roadmap
Um in den Dimensionen des Reifegradmodells sichtbare Fortschritte zu machen, brauchen wir einen handfesten Plan. Oft starten wir mit ausgewählten Dimensionen, um direkt ins Machen zu kommen. Außerdem essenziell: ein tatkräftiges Team aufzustellen – auch, wenn es vielen Organisationen am liebsten wäre, dafür nur eine:n einzelne:n Verantwortliche:n zu bestimmen. Aber die Wahrheit ist: Wir brauchen ein Projektteam mit Weggefährten, mit denen wir wirklich etwas bewegen können.
Aus diesem Grund machen wir zu Beginn des Projekts Workshops mit allen Beteiligten. Wir wollen alle Mitarbeiter:innen kennenlernen und sie fragen: „Was ist für euch Digitalisierung? Was braucht ihr? Was macht euren Arbeitsalltag leichter?“ Nur wenn wir Bottom-up die Menschen mitnehmen und zeigen, was wir vorhaben, können wir auf ihre Unterstützung zählen.
Im Zentrum der Transformation stehen die Prozesse. Wir haben mit verschiedenen Kunden bereits Prozessplattformen aufgebaut, die zur Steuerung einer digitalen Transformation dienen. Dabei geht es nicht nur um die Sammlung von Prozessmodellen. Nachhaltigkeit und Resilienz erzielen wir erst durch Mehrwerte wie innovative Selbstschulungsformate oder durch die Umsetzung einer kontinuierlichen Prozessverbesserung. Die hierfür nötige Software kann im Rahmen der Förderung finanziert werden.
Was wir auch direkt in Angriff nehmen? Die Softwareumstellung. In vielen Fällen ist es sinnvoll, die Prozesse und die Softwareeinführung Hand in Hand laufen zu lassen – auch, um Zeit zu gewinnen. Dabei versuchen wir mit möglichst wenig Systemen auszukommen. Denn wenig Systeme heißt auch wenig Schnittstellen und dass wir die Daten leichter von A nach B transportieren können. Problem dabei: Die Hersteller müssen frühzeitig eingebunden werden, damit deren aktuell angespannte Ressourcenlage sich nicht negativ auf das Projekt auswirkt.
Entlang der Wirkungskette “Datenstandards – Transportstandards – Prozessstandards“ schaffen wir damit die Grundlage für eine sinnvolle Digitalisierung.
IT-Sicherheit und Datenschutz von Beginn an mitdenken
Das führt uns direkt zu einem weiteren wichtigen Punkt auf unserer Roadmap: der IT-Sicherheit. Schließlich werden in Gesundheitsämtern hochkritische Daten verarbeitet. Datenschutzgesetze sorgt dafür, dass es oft nicht einfach ist, gemeinsame Systeme zu nutzen. Verschiedene ärztliche Dienste dürfen z. B. gar keine Daten austauschen. Hier bringen wir unsere Kenntnisse aus vielen Jahren Projektarbeit im Datenschutz und IT-Sicherheitsschutz mit. Und denken vorsorglich z. B. auch mögliche Cyberangriffe mit, die im schlimmsten Fall den ganzen Transformationsprozess stoppen.
Nach der Digitalisierung und der Automatisierung kommt für uns immer die Vernetzung. Menschen lernen am schnellsten, wenn sie mit denen sprechen, die ähnliche Herausforderungen haben. Das sind zum einen die anderen Gesundheitsämter in der Förderinitiative. Und zum anderen Gesundheitsämter, die nicht in der Initiative sind, aber trotzdem Erfahrungen gesammelt haben. Gerade Ämter und Labore im näheren Umfeld, mit denen man im Krisenfall direkt Daten austauschen muss, sind wichtig. Dieses Netzwerken fördern wir ganz gezielt.
Ein effektiver Datenaustausch verbessert schließlich alle Bereiche des ÖGD – vom umweltbezogenen Gesundheitsschutz durch schnell verarbeitete Wassermeldedaten bis zur effektiven Meldekette im Rahmen von Gesundheitsberichterstattung und Epidemiologie.
Fragen, Hilfe und Kontakt
Wir helfen Ihnen gerne weiter! Unser Experte Dr. Steffen Bernius beantwortet Ihre Fragen.
