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E-Rechnung: Jetzt ready werden für die E-Rechnungs-Pflicht
Das Thema E-Rechnung haben wir mit aus der Wiege gehoben – und waren schon fünf Jahre vor der gesetzlichen Umsetzungspflicht auf EU-Seite und beim Bund unterwegs. Es ging darum, Rechnungen nicht mehr auszudrucken, in Briefform zu versenden und dann in die Systeme abzulegen, sondern elektronisch zu erstellen und zu verschicken. Heute unterstützen wir Organisationen landesweit beim Aufsetzen ihrer E-Rechnungssysteme und den sich daraus ergebenden Digitalisierungschancen.
E-Rechnung: Pionierprojekt
„Stellt doch auf elektronische Rechnungen um. Ihr könnt viel effizienter arbeiten und spart so viele Bäume ein. Die Datenqualität steigt, die Fehlerquote geht runter. Anstatt Rechnungen auszudrucken und abzuheften, könnt ihr endlich die wirklich wichtigen Sachen in Angriff nehmen.“
Das wussten wir so sicher, weil wir es praktisch überprüft hatten – im Rahmen eines 2012 von uns ins Leben gerufenen Gemeinschaftsprojekts. Die Idee dahinter: Ein Werkzeughersteller (Firma Rothenberger aus dem Taunus) verschickt Rechnungen an den Sanitärgroßhandel (Firma Kleiner aus Mindelheim). Unsere Fragestellung: Wie können wir die Rechnungserstellung, den Versand und den Empfang so digitalisieren, dass alles reibungslos und zeitsparend funktioniert? Gleichzeitig wollten wir die elektronische Weiterverarbeitung der Dokumente bereits mitdenken.
Unser Ziel war, live zeigen können, dass die digitale Umstellung funktioniert, wenn Menschen das richtige System haben und begleitet werden. Der Erfolg gab uns Recht: nach zwei Jahren hatten wir eine 98-prozentige Umstellung erreicht. Und gelernt, dass wir nicht nur aus eigener Sicht optimieren dürfen, sondern die Partner immer mitbetrachten müssen. So haben wir auch den kleinsten Zulieferer angeschaut und überlegt, wie dieser seine Rechnung digital abliefern und ins System eingebunden werden kann.
E-Rechnung: Gesetze
Mit diesem Praxiswissen haben wir auf EU-Ebene in vielen Gesprächen über Vorteile und Herausforderungen für den elektronischen Rechnungsaustausch diskutiert. Im Vorfeld der EU-Richtlinie 2014/55/EU haben wir mitgeholfen, die Standards zu setzen – und in Deutschland sogar das Gesetz beratend mitformuliert.
Öffentliche Auftraggeber in Deutschland sind spätestens seit April 2020 zum Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtet. Für E-Rechnungen gibt es verschiedene Formate – in Deutschland gilt der Standard XRechnung. Dieser ist eine Konkretisierung der europäisch vereinheitlichten E-Rechnungsnorm (EU-Richtlinie 2014/55/EU). Die Umsetzung der Richtlinie erfolgte in Deutschland sowohl auf Bundesebene durch das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes sowie auf Länderebene, beispielsweise durch länderspezifische E-Rechnungs-Gesetze oder Ergänzungen der E-Government-Gesetze.
Mit Klick auf die folgenden Kacheln finden Sie detaillierte Informationen über den Umsetzungsstand in den einzelnen Bundesländern. Dieser wird regelmäßig von uns aktualisiert (ohne Gewähr).
Auf der interaktiven Deutschlandkarte zeigen wir die vorgesehenen zentralen Rechnungseingangsplattformen. Neben der ZRE und OZG-RE sind dies auch landeseigene Portale oder E-Invoice-Provider.
E-Rechnung: Einführung und Vorteile
Nach unserem Gemeinschaftsprojekt ging es praktisch weiter. Mit unserem Pilotpartner, dem Technischen Hilfswerk, haben wir 2015 den Prototyp für die öffentliche Verwaltung gebaut – um auch die Bearbeitung von E-Rechnungen möglich zu machen.
Parallel haben wir die E-Rechnungsverordnung umgesetzt und die Portale zur Einlieferung bei der Bundesverwaltung etabliert. Diese Lösungen haben die Form eines Portals, das wie ein Knotenpunkt funktioniert. Alle Lieferanten schicken ihre Rechnungen auf das Portal, von wo aus diese an die verschiedenen Verwaltungen verteilt werden.
Charmant: alle können mitmachen. Der kleine Handwerker, der seine Daten ins Portal eingeben und dort seine Rechnung erstellen lassen möchte. Die Mittelständlerin, die ihre Rechnungen auf E-Mail umgestellt hat. Und der Großkonzern, der die Daten direkt aus seinen Systemen über Peppol einspeisen möchte.
Weil wir das Thema E-Rechnung so früh begleitet haben, konnten wir anhand unsere ersten Projekte zur Einführung unterschiedlichste praktische Herausforderungen kennenlernen und lösen.
Use Case 1: Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung
Zentral aus dem Bundesinnenministerium gesteuert, stand bei diesem Projekt die Umsetzung der EU-Richtlinie zum Empfang und der Verarbeitung elektronischer Rechnungen im Mittelpunkt. Die Plattformen und Systeme wurden so aufgebaut, dass sie die gesetzliche Pflicht erfüllen. Dabei wurden die mehr als 250 Behörden aber nur rudimentär unterstützt, so dass auch heute noch viele Rechnungen ausgedruckt und händisch bearbeitet werden müssen. Ähnlich ist es bei Spezialrechnungen, wie z. B. für den Bau. Hier gibt es noch keine Lösungen, die Ende-zu-Ende gedacht sind und sowohl die aktuellen Voraussetzungen in den Behörden als auch die Bedürfnisse der Anwender:innen miteinbinden. Auch wenn der Transport (Peppol, E-Mail und Portal) und der Inhalt (XRechnung) gelöst werden konnten, stellt die Komplexität der verschiedenen Rechnungsarten eine bleibende Herausforderung dar.
Use Case 2: Einführung der E-Rechnung bei Rewe
Bei Rewe haben wir zuerst den Rechnungsausgang digitalisiert, denn nur so war es möglich, weiterhin Rechnungen an die Bundesbehörden und das Land Bremen zu schicken. Dabei stellten wir fest, dass die Stammdaten teils unvollständig waren und um weitere Felder ergänzt werden mussten. Weil bei der Bundesverwaltung alle Posteingänge in einem zentralen Postfach landen, mussten wir außerdem eine Leitweg ID einpflegen, also einen eindeutigen Identifyer, wohin die Rechnung elektronisch weiterzuleiten ist. Auch die Felder für den Transportweg (Peppol) und den Inhaltsweg (XRechnung) haben wir ergänzt.
Nach ersten erfolgreichen Tests wurde das Projektziel erweitert. Nun sollten alle Rechnungen an die Öffentliche Verwaltung auf elektronische Rechnungen umgestellt werden. Rewe übernahm mit diesem ambitionierten Anliegen eine Pionierrolle, so dass es immer wieder schwierig war, die relevanten Zustellungsinformationen (wie z. B. Leitweg-ID) zu erfahren. Auch wollten viele Behörden noch immer lieber Papier- bzw. PDF-Rechnungen erhalten. Rewes offensive Kommunikation nach außen hilft weiterhin, die Mission E-Rechnung voranzutreiben.
Use Case 3: Einführung der E-Rechnung bei VW FS
Auch bei VW FS haben wir zuerst den Rechnungsausgang digitalisiert. Bislang wurden alle Rechnungen auf vorgedrucktem Briefpapier ausgegeben. Auf diesem standen Daten, die im elektronischen Datensatz fehlten und eingepflegt werden mussten. Aber gerade in einem über Jahrzehnte gewachsenen System ist es wichtig, dafür eine Architektur aufzubauen, die wirklich funktioniert. In der Praxis heißt das, dass wir Daten aus unterschiedlichsten Quellen zusammenführen und so in die richtigen Felder und Systeme einfließen lassen, dass alles fehlerfrei läuft.
Während die Rechnungen zuerst via E-Mail versendet wurden, setzen wir aktuell einen Peppol Access Point und den Rechnungseingang um. Auch hier sehen wir uns verschiedensten Herausforderungen gegenüber, die alle darauf basieren, dass wir komplexe, nicht darauf ausgelegte Systeme, auf neue Standards bringen. Ein Beispiel: Eine Reparaturrechnung für ein Fahrzeug geht ein. Das System im Hintergrund verlangt nun eine Einschätzung, ob der Schaden durch einen Unfall verursacht wurde. Das ist leicht zuzuordnen, wenn ein Mensch den Sachverhalt einschätzt – aber im System schwierig, einwandfrei zu identifizieren. Unsere Aufgabe ist es nun, die entsprechenden Prozesse sauber zu strukturieren, um in Zukunft ein stabiles System zu haben.
Gerade weil wir uns in diesen Projekten mit vielen Herausforderungen und individuellen Stolpersteinen konfrontiert sahen, war unser Learning: Es gibt immer eine Lösung, wenn wir mit gesundem Menschenverstand an die Umstellungen herangehen. Solange wir das Thema nicht unter- oder überschätzen, ist es auch lösbar.
E-Rechnung: Ausblick auf die Zukunft
Welche Auswirkungen haben gesetzliche, gesellschaftliche und wissenschaftliche Weiterentwicklungen auf das Thema E-Rechnung? Welche Vorteile und Hürden zeichnen sich zukünftig ab?
1. Auch wenn die Rechnungen bereits elektronisch eingehen, wird heute in Behörden noch viel gedruckt und auf Papier gezeichnet. Dies führt zu einem erhöhten Aufwand und Unzufriedenheit. Mit den richtigen Systemen, der Anpassung organisatorischer und rechtlicher Vorgaben und einer Einbindung der Mitarbeiter:innen, können viele Prozesse automatisiert werden. Das ist deshalb wichtig, weil der Fachkräftemangel auch in der Verwaltung deutlich spürbar ist. In Zukunft wird wahrscheinlich auch KI eine wichtige Unterstützung darstellen – denn auch eine Maschine kann eine Rechnung überprüfen und freigeben.
2. Die elektronische Rechnung selbst ist die Basis für viele Digitalisierungsinitiativen. So dient u. a. der Rechnungseingangsprozess und das entsprechende System als Blaupause für Personalfreigaben, Urlaubsanträge etc. Darüber hinaus sind E-Rechnungen die Basis für ein sogenanntes Clearing-System. Clearing bedeutet, dass die Rechnung nicht nur geschickt und bezahlt wird. Sie läuft zusätzlich über das Steuersystem der Bundesregierung, um ihre Existenz anzuzeigen und die Verrechnung der Steuer zu ermöglichen. So kann ein E-Rechnungssystem zukünftig vielleicht auch eine automatisierte Umsatzsteueranmeldung möglich machen. Die B2B-Verpflichtung für elektronische Rechnungen wird bis 2025 auf den Weg gebracht.
3. Bei Subventionen, wie z. B. in der Corona-Krise, kommt es zu weniger Betrugsfällen. Es ist genau ersichtlich, was in Rechnung gestellt wurde und wie hoch die Einnahmen waren. So konnte bspw. Italien genau erkennen, wie sich das Rechnungsvolumen je Branche im Rahmen der Pandemie verändert hat. Informationen, die dazu führen, dass im Rahmen einer Datenstrategie sofort neue Möglichkeiten erkannt und umgesetzt werden können, um Resilienz und Nachhaltigkeit zu erhöhen – und das Lieferkettengesetz richtig umzusetzen.
4. Elektronische Rechnungen sind vollständig transparent. Dazu noch ein Beispiel aus Italien, dem Land, das mit seiner verbindlichen E-Rechnungspflicht in dieser Ausgestaltung bisher EU- und weltweit führend ist. Ein Bauunternehmer stellt am Jahresende noch eine Rechnung und kommt mit dieser Rechnung auf einen bestimmten Umsatz, so dass er kein Anrecht auf Förderungen hat. In Deutschland wäre eine Stornierung der Rechnung – auf Papier – genauso möglich, wie ihre Verschiebung auf das kommende Jahr. In Italien undenkbar, da alle Rechnungen registriert werden und damit das Umsatzvolumen komplett transparent ist.
Fragen, Hilfe und Kontakt
Mit unserer jahrelangen praktischen Erfahrung und Expertise im Bereich E-Rechnung sind wir Ihr Ansprechpartner, wenn es um die Einführung von E-Rechnungssystemen und sich anschließende Digitalisierungschancen geht. Kontaktieren Sie uns gerne, damit wir zusammen den Blick auf Ihre individuellen Systeme und Herausforderungen richten können. Gemeinsam erschließen wir Ihr unternehmerisches Potenzial der Zukunft.
