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Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen, insbesondere die Umsetzung der E-Rechnung, stellt öffentliche Verwaltungen und Unternehmen vor große Herausforderungen. Elektronische Rechnungen entwickeln sich dennoch mehr und mehr zu der vorherrschenden Abrechnungsmethode. Neben ökologischen Vorteilen bieten sie die Möglichkeit, Kosten zu reduzieren und die Transparenz zu steigern.

Öffentliche Auftraggeber in Deutschland sind spätestens seit April 2020 zum Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtet. Davon profitieren neben den Empfängern, die ihre internen Prozesse digitalisieren und optimieren, auch die Lieferanten. Die Praxis zeigt aber: Es bestehen noch immer viele Fragen hinsichtlich des Gesamtprozesses und der rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Geltungsbereiche, Rechnungsinhalte und Übertragungswege.

Für E-Rechnungen gibt es verschiedene Formate – in Deutschland gilt der Standard XRechnung. Dieser ist eine Konkretisierung der europäisch vereinheitlichten E-Rechnungsnorm (EU-Richtlinie 2014/55/EU). Die Umsetzung der Richtlinie erfolgte in Deutschland sowohl auf Bundesebene durch das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes sowie auf Länderebene, beispielsweise durch länderspezifische E-Rechnungs-Gesetze oder Ergänzungen der E-Government-Gesetze.

Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Regelungen für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger sowie die Unterschiede auf Bundes- und Landesebene.

Während das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes und die E-Rechnungsverordnung des Bundes ausschließlich für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern auf Bundesebene gelten, setzen die Länder die Richtlinie 2014/55/EU eigenständig um. Dies führt zu unterschiedlichen Vorgaben für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern. Rechnungssteller können hier schnell den Überblick verlieren, da in jedem Bundesland unterschiedliche Regelungen für den Geltungsbereich und die Übertragungswege bestehen.

Über die nachstehenden Kacheln erhalten Sie detaillierte Informationen über den Umsetzungsstand in den einzelnen Bundesländern. Dieser wird regelmäßig von uns aktualisiert, wobei keine Gewähr für Richtigkeit und Vollständigkeit der Informationen übernommen wird.

Ein ähnlich komplexes Bild ergibt sich für die vorgesehenen Übertragungswege. Auf Bundesebene werden zwei zentrale Rechnungseingangsplattformen genutzt: Die ZRE für die unmittelbare Bundesverwaltung sowie die OZG-RE für die Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung. Die OZG-RE wird von kooperierenden Bundesländern und teilweise deren Kommunen sowie sonstiger öffentlicher Auftraggeber (außerhalb der Landesverwaltung) mitgenutzt. In einigen Ländern wurden landeseigene Portale bereitgestellt.

Die nachstehende interaktive Deutschlandkarte gibt einen Überblick über die vorgesehenen zentralen Rechnungseingangsplattformen. Rechnungssteller sollten jedoch vor dem elektronischen Rechnungsversand prüfen, ob ein öffentlicher Auftraggeber auch tatsächlich über die dargestellte Lösung adressiert werden kann, da nicht alle Auftraggeber zur Nutzung der Plattformen verpflichtet sind. So werden alternativ auch eigene Lösungen zum Empfang betrieben oder E-Invoice-Provider eingesetzt.

Die Einführung der E-Rechnung bietet für Unternehmen und Verwaltungen die Chancen auf Einsparungen, Effizienzsteigerungen, Transparenz und Verkürzungen der Durchlaufzeiten. Daneben ist durch die elektronische Rechnung auch das dezentrale Bearbeiten von Rechnungen möglich.

Gemäß des E-Rechnungsgesetzes müssen die obersten Bundesbehörden seit dem 27.11.2018 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Alle weiteren öffentlichen Auftraggeber des Bundes sind dies seit dem 27.11.2019. Bei öffentlichen Aufträgen mit Beteiligung von Ländern und Kommunen war die Frist zur Umsetzung der E-Richtlinie der 18.04.2020.

Unternehmen sollten die Potenziale spätestens jetzt auch nutzen. Neben Einsparpotenzialen von bis zu 16 € pro Rechnung und einer gesteigerten Transparenz, ermöglicht die Umsetzung eine Fokussierung der Mitarbeiter auf wertschöpfende Tätigkeiten, effiziente und nachhaltige Prozesse.

Die Umsetzung der E-Rechnung bietet Unternehmen die Möglichkeit erhebliche Einsparungen, Liquiditätsverbesserungen durch früheren Zahlungseingang und erhöhte Transparenz innerbetrieblicher Prozesse sicherzustellen.

Durch die E-Rechnungsverordnung ist jedes Unternehmen, das den Bund als Auftraggeber führt bzw. Rechnungen an ihn stellt, verpflichtet, elektronische Rechnungen zu liefern. Neben dem Bund gibt es noch weitere Bundesländer die entsprechende Regelungen eingeführt haben, bzw. dieses planen. (siehe Übersicht)

Neben der öffentlichen Verwaltung führen auch immer mehr Unternehmen die elektronische Rechnung als Bedingung für den Geschäftsverkehr ein.

Hier erfahren Sie alles rund um die E-Rechnung – aktuelle Entwicklungen, Trends, Tipps und Erkenntnisse aus unseren Projekten.

Wir sind der richtige Beratungspartner für die E-Rechnung – profitieren Sie von unserer Erfahrung aus über 20 Jahren. Bei über 300 Projekten in Bund, Ländern und Unternehmen haben wir mit wissenschaftlicher, fachlicher und technischer Expertise mitgewirkt. Seit langen Jahren bestehen unsere Partnerschaften mit Verbänden wie dem VeR, Ferd und Bitkom.

Eine kleine Auswahl unserer Projekte im Bereich E-Rechnung:

Ihre Ansprechpartnerin: Sabrina Neff

»Schreiben Sie mir.

Aktuelle Events und Veranstaltungen im Kontext der E-Rechnung finden Sie hier.

Weitere Infos zu E-Rechnung in Wirtschaft und Verwaltung hier.

Weiteres zum Bund hier.

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