digi mondo 09/2019

zurück zur Übersichtsseite

Compliance als Führungsverantwortung beginnt im Einkauf

Die Beschaffungsprozesse vieler Unternehmen sind durch diverse Sonderanforderungen der Bedarfsträger spezifiziert. Notfall-Prozesse, Ad-hoc-Beschaffungen oder Maverick Buying beeinträchtigen den Nachtschlaf der Einkaufsleiter. Es gilt, flexible Lösungen zu schaffen, die transparentes und nachhaltiges Wirtschaften im Rahmen der jeweiligen Compliancekultur ermöglichen.

Der „Dschungel an Beschaffungsvarianten“ hat im Vergleich zu einem richtigen Dschungel keine naturgegebene Grundordnung. Damit nachhaltiges Wirtschaften im Öko-System einer Unternehmung eine Chance hat, muss der reibungslose Ablauf von Geschäftsprozessen sowie die klare Verteilung von Rollen und Aufgaben gewährleistet sein. Dies funktioniert nur mit eindeutigen Regeln. Die Aufstellung dieser sowie deren Einhaltung sind für die Beschaffung und den Einkauf wichtige Bestandteile zur Schaffung eines nachhaltigen Mehrwerts.

Compliance im Einkauf hat viele Facetten

Das Thema Compliance spielt im Einkauf an verschiedenen Stellen eine Rolle: von transparenten Lieferketten durch Verpflichtung der Lieferanten, bis hin zu Richtlinien für die Beschaffung von gelisteten und ungelisteten Artikeln durch interne Bedarfsträger – viele Beteiligte sind in unterschiedliche Prozesse eingebunden. Die Sicherstellung einer nachvollziehbaren Lieferkette und die Einhaltung von gewissen Standards, die über die Qualität von Artikeln hinausgehen, hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Regelungen wie der Code of Conduct vom BME beinhalten Verpflichtungen zu Themen wie Anti-Korruption, faire Arbeitsbedingungen oder Umwelt- und Gesundheitsschutz. Gerade in der heutigen Zeit wird die Nachhaltigkeit in Bezug auf die Umwelt aber auch auf die Produktionsbedingungen immer wichtiger.

Vor dem Hintergrund der Digitalisierung und Auto­matisierung stehen neben diesen externen Faktoren vor allem auch die internen Prozesse rund um die Beschaffung im Fokus. Um einen wirtschaftlichen Prozess unter Einbeziehung der bedarfstragenden Fachabteilungen, der zuständigen Buchhaltung und des nachgelagerten (Einkaufs-) Controllings zu ermöglichen, ist es notwendig, den komplexen Vorgang auf Teilprozess- und Datenebene zu betrachten. So ist zum Beispiel die Etablierung und die konsequente Dokumentation eines standardisierten Freigabeworkflows für Bestellanforderungen ein essenzieller Bestandteil für die Festlegung von Richtlinien bzw. die Sicherstellung von Compliance im Einkauf. Ein Einkaufshandbuch stellt die Brücke zwischen Bedarfsträger, Einkauf und Buchhaltung dar.

Richtlinien als Brücke zwischen den Prozessbeteiligten

Bonpago unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung dieser individuellen Richtlinien. In vier Schritten wird dabei mittels standardisierter Prozess-Schemata und geeigneter Erhebungs- und Dokumentations-Methoden vorgegangen:

1. Dokumentation des IST-Prozesses Ein dokumentierter Prozess bildet die Grundlage für jegliche Optimierungsvorhaben, indem ein einheitliches Verständnis geschaffen wird. Die Visualisierung von Prozessen offenbart häufig, dass Prozesse unterschiedlich „gelebt“ werden und sich viele akzeptierte Workarounds etabliert haben.

2. Erarbeitung des SOLL-Prozesses Die Optimierung und Neudefinition des Prozesses wird auf unterschiedlicher Basis ermöglicht: Schwächen des aktuellen Prozesses, neue gesetzliche Rahmenbedingungen oder neue systemgestützte An­forderungen an den Prozess fließen in die Gestaltung des SOLL-Prozesses ein.

3. Erstellung des Einkaufshandbuchs Wichtig in diesem Zusammenhang sind klare Vorgaben, eine ebenso klare Regelung eventueller Ausnahmen sowie eine strukturierte Darstellung des Einkaufsprozesses von der Bestellanforderung bis zur Zahlung. Ziel ist dabei eine einfache und verständliche Darstellung des Ende-zu-Ende-Prozesses.

4. Umsetzung der Prozesse in Softwarelösungen zur nachhaltigen Erfüllung der Anforderungen Gemeinsam mit Partnern stellt Bonpago die Einhaltung der identifizierten und abgestimmten Anforderungen mit entsprechenden Lösungen für die Abbildung der Einkaufsprozesse sicher. So wurde beispielsweise in Zusammenarbeit mit der Compraga GmbH eine Lösung für die Ad-Hoc-Beschaffung zum Erfolg gebracht, die für eine umfassende Transparenz in Bezug auf Nachhaltigkeit, Lieferanten und Einkaufsvolumen sorgt.

Fazit

Richtlinien im Einkauf geben einen klaren Rahmen für alle Beteiligten des Bestellprozesses und stellen die Ordnung im Unternehmensdschungel her. Sie legen den Handlungsspielraum fest und definieren Wertgrenzen für die verschiedenen Vorgänge. Durch die klare Dokumentation und Kommunikation der Compliance-Vorgaben werden kostspielige Beschaffungen, die am Prozess vorbei getätigt werden, minimiert. Dies ermöglicht wirtschaftliches und nachhaltiges Handeln.

Als eines der führenden Beratungshäuser für Financial Supply Chain Management und als Experte für E-Rechnungen und Einkauf versteht Bonpago sich als Brückenbauer zwischen Bedarfsträger, Einkauf und der Buchhaltung. Gemeinsamen handeln wir dabei im Sinne unserer Kunden und bringen unsere umfassenden Kenntnisse in Rechnungs- und Zahlungsprozessen ein. Gerne beraten wir Sie und unterstützen Sie bei der nachhaltigen Optimierung Ihrer Prozesse.