ZUGFeRD: E-Rechnungsformat für B2B – Aufbau, Vorteile und Umsetzung

ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat, das für den standardisierten Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen entwickelt wurde. Es kombiniert eine menschenlesbare PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei in einem einzigen Dokument. Dieses hybride Format ermöglicht es, Rechnungen sowohl visuell zu prüfen als auch automatisiert in Systeme zu übernehmen. ZUGFeRD ist eines der zulässigen Formate im Rahmen der E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich, die ab dem 01.01.2025 in Deutschland in Kraft tritt.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Umfeld bedeutet, dass Unternehmen ab 2025 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Die Wahl des Formats liegt beim Versender, der entscheidet, ob eine ZUGFeRD-Rechnung oder eine XRechnung versendet wird. Organisationen müssen daher ihre Systemlandschaft so gestalten, dass sie mehrere Eingangsformate robust verarbeiten können. ZUGFeRD bietet dabei den Vorteil, dass es sowohl die Anforderungen an strukturierte Daten erfüllt als auch eine visuelle Prüfung ermöglicht.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ZUGFeRD?
• Warum ist ZUGFeRD wichtig?
• Die wichtigsten Versionen und Profile von ZUGFeRD
• ZUGFeRD im Vergleich zu XRechnung
• So funktioniert ZUGFeRD in der Praxis
• Typische Probleme und Risiken
• Auswahlhilfe und Bewertung
• Woran erkennt man eine gute ZUGFeRD-Lösung?
• Checkliste zu ZUGFeRD
• Häufige Fragen
• Fazit

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler Userguide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF-Datei im Standard PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Die PDF-Komponente dient der schnellen visuellen Prüfung, Freigabe und Kommunikation. Die XML-Komponente enthält strukturierte Rechnungsdaten, die von Systemen automatisch ausgelesen und verarbeitet werden können. Beide Bestandteile bilden inhaltlich dieselbe Rechnung ab, was für die Prozesssicherheit und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen entscheidend ist.

Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und wird von Unternehmen aus dem Bankensektor, der Automobilindustrie sowie dem öffentlichen Sektor unterstützt. ZUGFeRD basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und entspricht der Norm EN 16931 für grenzüberschreitende elektronische Rechnungen. Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.2 steht seit dem 01.03.2022 zur Verfügung und ist vollständig mit dem französischen Standard Factur-X 1.0 kompatibel, was internationale Rechnungsprozesse erleichtert.

Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung

Eine ZUGFeRD-Datei besteht aus zwei Komponenten: dem sichtbaren PDF-Dokument und den eingebetteten strukturierten Daten im XML-Format. Das PDF lässt sich wie gewohnt per E-Mail versenden, öffnen und prüfen. Es ist im Standard PDF/A-3 gespeichert, der die Einbettung zusätzlicher Dateien erlaubt. Die XML-Datei ist nicht direkt sichtbar, kann aber von geeigneter Software ausgelesen werden. Sie enthält alle relevanten Rechnungsinformationen wie Rechnungsaussteller, Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Positionen, Mengen, Preise, Steuersätze, Steuerbeträge, Zahlungsbedingungen, Fälligkeit und Bankdaten.

Im Rahmen der E-Rechnungspflicht bilden die Daten aus der XML-Datei die maßgebliche Grundlage für die weitere Verarbeitung der Rechnung. Das PDF dient primär der menschlichen Prüfung und Nachvollziehbarkeit. Beide Teile müssen die Vorgaben des Paragraphen 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) berücksichtigen und inhaltlich identische Versionen derselben Rechnung darstellen. Diese Doppelfunktion macht ZUGFeRD besonders attraktiv für Organisationen, die sowohl automatisierte Prozesse als auch visuelle Kontrolle benötigen.

Warum ist ZUGFeRD wichtig?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab dem 01.01.2025 bedeutet einen tiefgreifenden Wandel für Unternehmen in Deutschland. Ab diesem Zeitpunkt wird der Vorrang der Papierrechnung im Paragraphen 14 Umsatzsteuergesetz zugunsten der E-Rechnung aufgehoben. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können, für alles andere müssen sie ihre Zustimmung erteilen. Dies erzeugt unmittelbaren Handlungsdruck für Organisationen, die heute noch auf Papier- oder PDF-Rechnungen setzen und keine strukturierte Datenübernahme implementiert haben.

ZUGFeRD ist ein zentraler Baustein für durchgängige digitale Rechnungsprozesse und ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem elektronischen Meldesystem in Echtzeit. Langfristig soll jede Rechnungstransaktion elektronisch direkt an die Finanzbehörden übermittelt werden. Die elektronische Rechnung ist dafür das Fundament. Unternehmen, die frühzeitig auf standardisierte Formate wie ZUGFeRD setzen, schaffen die Voraussetzung für effizientere Purchase-to-Pay und Order-to-Cash-Prozesse, reduzieren Medienbrüche und verbessern die Datenqualität entlang der gesamten Prozesskette. Die Wirtschaftlichkeit zeigt sich in messbaren KPIs wie Durchlaufzeit, Touchless-Rate, Fehlerquote und Prozesskosten pro Rechnung.

Regulatorischer Rahmen und Übergangsfristen

Für den Rechnungsempfang gibt es keine Übergangsfrist. Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Damit ist gemeint, dass die technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen sein müssen, um ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien zu empfangen, zu validieren, zu extrahieren, zu prüfen, freizugeben, zu buchen und revisionssicher zu archivieren. Der bloße E-Mail-Empfang reicht nicht aus. Für den Versand gelten jedoch Übergangsregeln: Unternehmen können für zwei Jahre weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro haben eine verlängerte Übergangsfrist von drei Jahren für den Versand. Es gibt zudem Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht, etwa für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und für Fahrausweise.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) bilden den Governance-Rahmen für die Verarbeitung digitaler Belege. Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, und zwar in dem Format, in dem sie empfangen wurden. Das bedeutet, dass digitale Rechnungen digital archiviert werden müssen. Organisationen sind verpflichtet, die Auffindbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Zugriffsfähigkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicherzustellen. Dazu gehört eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation, die den gesamten Prozess von der Erfassung über die Validierung und Freigabe bis zur Archivierung beschreibt, Verantwortlichkeiten festlegt, Berechtigungskonzepte definiert und die Unveränderbarkeit sowie Versionierung der Belege regelt.

Wirtschaftlichkeit und ROI

Die Wirtschaftlichkeit von ZUGFeRD zeigt sich in mehreren Dimensionen. Typische Benchmarks zeigen, dass die Durchlaufzeit pro Rechnung von durchschnittlich 8 bis 12 Tagen auf 2 bis 4 Tage sinken kann. Die Touchless-Rate – also der Anteil vollautomatisch verarbeiteter Rechnungen – liegt bei reifen Organisationen bei 60 bis 80 Prozent, während sie ohne strukturierte Formate selten über 20 Prozent hinausgeht. Die Prozesskosten pro Rechnung können von 10 bis 15 Euro auf 3 bis 5 Euro reduziert werden. Die Fehlerquote sinkt durch automatisierte Validierung und 3-Way-Match deutlich, typischerweise von 5 bis 10 Prozent auf unter 2 Prozent. Der Investitionsaufwand für Software, Integration, Anpassung von ERP-Systemen, Schulung und Change Management liegt je nach Unternehmensgröße zwischen 50.000 und 300.000 Euro. Der ROI wird in der Regel nach 12 bis 24 Monaten erreicht, abhängig vom Transaktionsvolumen und der Ausgangslage.

Die wichtigsten Versionen und Profile von ZUGFeRD

ZUGFeRD hat verschiedene Versionen durchlaufen. Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.2 entspricht der Richtlinie EU/2014/55 sowie dem Standard EN 16931 und berücksichtigt die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3). Innerhalb dieser Version existieren verschiedene Profile, die unterschiedliche Komplexitätsgrade und Anforderungen abbilden. Die Profilwahl hat direkte Auswirkungen auf Mapping, Validierung, Integrationen und die Behandlung von Ausnahmefällen in der Praxis.

Nicht jedes Profil bildet alle Anforderungen ab, die für die E-Rechnungspflicht relevant sind. Entscheidend ist die Konformität zum Standard EN 16931. Dieser geht in einigen Punkten über die Anforderungen des Paragraphen 14 Umsatzsteuergesetz hinaus, insbesondere in Bezug auf Datenumfang, Prüfregeln und Projektaufwand. Unternehmen müssen daher bei der Auswahl eines Profils genau prüfen, welche Anforderungen sie abbilden wollen und welche technischen und organisatorischen Konsequenzen sich daraus ergeben.

Überblick über die ZUGFeRD-Profile

• ZUGFeRD Buchungshilfe: Minimalprofil mit grundlegenden Informationen für die Buchhaltung, jedoch nicht EN-16931-konform und daher für die E-Rechnungspflicht nicht ausreichend.
• ZUGFeRD Basic: Einfaches Profil mit Basis-Rechnungsdaten, ebenfalls nicht EN-16931-konform.
• ZUGFeRD EN 16931: Ehemals als Comfort bezeichnet, dieses Profil erfüllt die Anforderungen der EN 16931 und ist für die E-Rechnungspflicht geeignet. Es deckt alle Pflichtfelder und Prüfregeln der europäischen Norm ab.
• ZUGFeRD Extended: Erweiterung über EN 16931 hinaus für spezifische geschäftliche Anforderungen. Dieses Profil erlaubt zusätzliche Felder wie Positionsdetails, gesonderte Lieferbedingungen, individuelle Zahlungsbedingungen und Rabatte. Eine weitere Neuerung ist, dass Rundungsfehler im Profil Extended zulässig sind, was die automatisierte Verarbeitung komplexer Rechnungsbeträge erleichtert.

Die Wahl des Profils beeinflusst nicht nur die technische Implementierung, sondern auch die fachliche Validierung und die Qualität der Daten, die ins ERP-System übernommen werden. Unternehmen sollten daher frühzeitig klären, welche Profile ihre Geschäftspartner nutzen und welche Anforderungen sich daraus für die eigene Systemlandschaft ergeben.

ZUGFeRD im Vergleich zu XRechnung

Im Rahmen der E-Rechnungspflicht sind neben ZUGFeRD auch andere Formate wie die XRechnung zulässig. Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das primär für die maschinelle Verarbeitung optimiert ist. Sie wurde bereits 2020 im B2G-Bereich eingeführt und wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern genutzt. ZUGFeRD hingegen wurde entwickelt, um auch im B2B- und B2C-Bereich den Anforderungen gerecht zu werden, bei denen sowohl eine visuelle Prüfung als auch eine automatisierte Verarbeitung gewünscht sind.

Der zentrale Unterschied liegt im Aufbau: Während die XRechnung ausschließlich strukturierte Daten enthält und für die menschliche Lesbarkeit einen zusätzlichen Visualisierungsschritt erfordert, bietet ZUGFeRD beide Funktionen in einem Dokument. Das macht ZUGFeRD besonders attraktiv für Unternehmen, die ihre Rechnungen weiterhin visuell prüfen und freigeben wollen, ohne auf die Vorteile der Automatisierung zu verzichten. Die Empfänger haben jedoch keine freie Wahl des Formats: Der Sender entscheidet, ob eine ZUGFeRD-Rechnung oder eine XRechnung versendet wird. Organisationen müssen daher in der Lage sein, beide Formate zu verarbeiten.

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung im Überblick:

Beide Formate erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht, wenn sie den Standard EN 16931 abbilden. Die Wahl hängt von den spezifischen Anforderungen der Geschäftspartner, der Branche und der internen Prozessgestaltung ab. Unternehmen sollten ihre Systemlandschaft so aufbauen, dass sie flexibel auf unterschiedliche Eingangsformate reagieren können.

So funktioniert ZUGFeRD in der Praxis

Die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen umfasst den gesamten End-to-End-Prozess vom Rechnungseingang bis zur Archivierung. Strukturierte Daten machen dabei den entscheidenden Unterschied: Sie ermöglichen eine automatische Datenerfassung statt manueller Erfassung, reduzieren Tippfehler und Rückfragen und beschleunigen die Durchlaufzeiten im Rechnungseingang erheblich. Die Prozessschritte lassen sich klar gliedern:

Rechnungseingang und Validierung

Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen werden über eine geeignete Software empfangen und geprüft. Die XML-Daten werden ausgelesen und gegen das gewählte Profil sowie gegen die Norm EN 16931 validiert. Fehlende Pflichtfelder, inkonsistente Daten oder Abweichungen zwischen PDF und XML führen zu Validierungsfehlern, die im Rahmen des Ausnahmehandlings geklärt werden müssen. Die technische Validierung prüft, ob die Datei den Schema- und Profilanforderungen entspricht. Die fachliche Validierung prüft, ob die Daten inhaltlich plausibel sind, etwa ob Bestellnummern vorhanden sind, ob Stammdaten korrekt sind und ob Beträge schlüssig sind. Typische Empfangskanäle sind E-Mail, SFTP, Webportale, EDI-Netzwerke oder cloudbasierte Plattformen. Die Integrationsarchitektur muss diese Kanäle anbinden, die Dateien entgegennehmen, in ein zentrales Rechnungsverarbeitungssystem einspeisen und den weiteren Workflow steuern.

Rechnungsprüfung und Freigabe

Nach der Validierung erfolgt die inhaltliche Prüfung. Dabei werden die strukturierten Daten mit internen Informationen abgeglichen, etwa mit Bestelldaten oder Wareneingangsinformationen. Ein sogenannter 3-Way-Match prüft, ob Bestellung, Wareneingang und Rechnung übereinstimmen. Abweichungen werden im Rahmen definierter Workflows eskaliert und geklärt. Die Rechnungsfreigabe erfolgt digital über rollenbasierte Genehmigungsworkflows, die in der Regel im ERP-System oder in einem speziellen Rechnungsverarbeitungssystem abgebildet sind. Dies reduziert den Umlauf per E-Mail und erhöht die Transparenz. Ein klares Berechtigungskonzept regelt, wer Rechnungen einsehen, prüfen, freigeben oder ablehnen darf. Die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen und Freigaben ist durch Audit Trails sicherzustellen.

Zahlung und Archivierung

Nach der Freigabe werden die strukturierten Daten an das Zahlungssystem übergeben. Die automatisierte Übernahme vermeidet Fehleingaben und beschleunigt die Verbuchung. Zahlungsbedingungen, Fälligkeit und Bankdaten werden direkt aus der XML-Datei übernommen. Die Archivierung erfolgt im empfangenen Format, das heißt als ZUGFeRD-Datei mit PDF und XML. Dabei müssen die Anforderungen der GoBD an Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Zugriffsfähigkeit erfüllt werden. Die Rechnungen werden in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Archivsystem abgelegt, mit Metadaten verschlagwortet und mit den zugehörigen Vorgängen verknüpft. Die Versionierung muss gewährleistet sein, sodass jede Änderung oder Korrektur dokumentiert ist. Die Auskunftsfähigkeit gegenüber interner Revision und externen Prüfungen wird durch klare Suchfunktionen, Metadaten und Verknüpfungen sichergestellt.

Prozessnutzen in P2P- und O2C-Kontext

ZUGFeRD zahlt auf die Optimierung der Purchase-to-Pay und Order-to-Cash-Prozesse ein. Im P2P-Bereich ermöglicht die strukturierte Datenübernahme eine stärkere Automatisierung bei Eingangsrechnungen. Das Potenzial für einen automatisierten 3-Way-Match steigt, die Ausnahmebehandlung wird effizienter. Im O2C-Bereich profitieren Unternehmen von standardisierten Ausgangsrechnungen, die weniger Formatabstimmung erfordern und die Erwartungen der Kunden an digitale Prozesse besser erfüllen. Die Interoperabilität zwischen Geschäftspartnern wird erhöht, da ein einheitliches Format den Abstimmungsbedarf reduziert. Messbare KPIs wie Durchlaufzeit, Touchless-Rate, Fehlerquote und Prozesskosten pro Rechnung können durch ZUGFeRD deutlich verbessert werden. Ein belastbares Zielbild für Finance-Transformation umfasst klare Zielwerte für diese KPIs sowie ein Monitoring-Konzept, das die kontinuierliche Verbesserung unterstützt.

Typische Probleme und Risiken

Trotz der Vorteile strukturierter Rechnungsformate gibt es in der Praxis zahlreiche Stolpersteine, die Unternehmen bei der Einführung und im laufenden Betrieb beachten müssen. Viele Probleme entstehen nicht durch das Format selbst, sondern durch unvollständige Prozessgestaltung, mangelhafte Datenqualität oder fehlende End-to-End-Sicht auf die Systemlandschaft.

Format vorhanden, Prozess nicht stabil

Ein häufiges Muster ist, dass Rechnungen zwar digital im ZUGFeRD-Format eingehen, die Freigabe aber weiterhin per E-Mail oder Papier erfolgt. In solchen Fällen wird der Automatisierungsnutzen nicht realisiert, da Medienbrüche bestehen bleiben. Die strukturierten Daten kommen zwar im System an, werden aber nicht durchgängig genutzt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die gesamte Prozesskette digital abgebildet ist, von der Erfassung über die Prüfung und Freigabe bis zur Zahlung und Archivierung.

Fehlende End-to-End-Sicht

Ein weiteres Risiko besteht darin, dass Daten zwar erfolgreich ausgelesen werden, aber nicht sauber ins ERP-System gebucht werden. Ursachen können fehlerhafte Mappings, unvollständige Stammdaten oder inkonsistente Kontierungslogiken sein. Ohne klare Verantwortlichkeiten zwischen Finance, IT und Fachbereichen entstehen Lücken in der Prozesskette. Organisationen sollten frühzeitig ein Integrationsdesign entwickeln, das die Schnittstellen zwischen ERP, Rechnungsverarbeitungssystem, DMS und Workflow-Systemen klar definiert. Typische Integrationsarchitekturen umfassen Middleware-Lösungen, API-basierte Anbindungen oder cloudbasierte Plattformen, die mehrere Systeme verknüpfen. Ein klares Schnittstellendesign mit definierten Datenformaten, Mappings und Fehlerbehandlungen ist entscheidend für die Prozessstabilität.

Mangelhafte Datenqualität

Fehlende Bestellnummern, inkonsistente Stammdaten oder unklare Kontierungslogiken führen zu Validierungsfehlern und manuellen Schleifen. Auch wenn das Format strukturiert ist, können die Daten inhaltlich fehlerhaft oder unvollständig sein. Unternehmen sollten Validierungsregeln definieren und sicherstellen, dass sowohl technische als auch fachliche Prüfungen durchgeführt werden. Ein klar definiertes Ausnahmehandling ist notwendig, um Fehler schnell zu identifizieren und zu beheben. Die Datenqualität hängt auch von der Qualität der Stammdaten ab, etwa Lieferanten-, Kunden-, Artikel- und Kostenstellen-Stammdaten. Eine saubere Stammdatenpflege ist Voraussetzung für hohe Touchless-Raten.

Unklare Archiv- und Zugriffsregeln

Ohne klare Regelungen zur Ablage, Verschlagwortung und Zugriffsberechtigung kann die Auffindbarkeit von Rechnungen im Archiv beeinträchtigt sein. Dies ist besonders problematisch bei internen oder externen Prüfungen, wenn Belege schnell bereitgestellt werden müssen. Unternehmen sollten ein Dokumentenmanagementkonzept entwickeln, das Metadaten, Suchfunktionen, Verknüpfungen mit Vorgängen und Berechtigungen klar regelt. Die GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Zugriffsfähigkeit müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum erfüllt sein. Dazu gehört auch eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation, die den gesamten Prozess beschreibt, Verantwortlichkeiten festlegt und die Unveränderbarkeit sowie Versionierung der Belege regelt.

Compliance und IKS-Risiken

Unzureichende interne Kontrollsysteme (IKS) bei der Verarbeitung von E-Rechnungen können zu Compliance-Risiken führen. Fehlende Berechtigungskonzepte, unzureichende Audit Trails oder unklare Versionierung erhöhen das Risiko von Fehlern, Betrug oder Prüfungsbeanstandungen. Organisationen sollten sicherstellen, dass die Kontrollen aus der bestehenden Rechnungsprüfung auch im digitalen Prozess greifen. Dazu gehören Vier-Augen-Prinzipien, Freigabelimits, Plausibilitätsprüfungen, Abgleiche mit Bestellungen und Wareneingängen sowie regelmäßige Stichproben. Die Dokumentation dieser Kontrollen ist Bestandteil der GoBD-konformen Verfahrensdokumentation.

Auswahlhilfe und Bewertung

Die Entscheidung für oder gegen ZUGFeRD sollte auf Basis konkreter Kriterien getroffen werden, die wirtschaftliche, organisatorische und technische Aspekte berücksichtigen. Nicht jedes Unternehmen hat dieselben Anforderungen, und die Wahl des Formats hängt stark von der individuellen Ausgangslage ab. Die folgenden Kriterien bieten eine Orientierung für Entscheider.

Transaktionsvolumen und Rechnungsfluss

Unternehmen mit hohem Rechnungseingangs- oder Rechnungsausgangsvolumen profitieren besonders von automatisierten Prozessen. Je mehr Rechnungen verarbeitet werden, desto größer ist das Potenzial für Zeitgewinn und Fehlerreduktion. Auch die Anzahl wechselnder Geschäftspartner spielt eine Rolle: Wenn viele verschiedene Partner Rechnungen senden oder empfangen, reduziert ein standardisiertes Format den Abstimmungsbedarf erheblich.

Komplexität der Rechnungen

Rechnungen mit tiefer Positionsstruktur, individuellen Rabatten, Lieferbedingungen oder komplexen Zahlungsbedingungen erfordern ein Profil, das diese Anforderungen abbilden kann. Das Profil ZUGFeRD Extended ist in solchen Fällen besonders geeignet, da es zusätzliche Felder und Rundungsdifferenzen zulässt. Einfache Rechnungen können mit dem Profil EN 16931 abgebildet werden.

Reifegrad der Systemlandschaft

Die technische Fähigkeit, ZUGFeRD-Rechnungen zu erzeugen, zu empfangen und zu verarbeiten, hängt von der vorhandenen Systemlandschaft ab. Unternehmen, die bereits über ein ERP-System, ein Rechnungsverarbeitungssystem und ein DMS verfügen, können schneller implementieren als Organisationen, die diese Systeme erst aufbauen müssen. Die Integrationsfähigkeit und Schnittstellen zwischen den Systemen sind entscheidend für eine reibungslose Umsetzung.

Zielbild Automatisierung

Das angestrebte Automatisierungsziel beeinflusst die Wahl des Formats und der Prozesse. Wenn Touchless Processing – also die vollständig automatisierte Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe – das Ziel ist, müssen Datenqualität, Validierung und Ausnahmehandling besonders sorgfältig gestaltet werden. Unternehmen sollten realistische Ziele setzen und den Reifegrad schrittweise erhöhen. Typische Zielwerte für reife Organisationen sind eine Touchless-Rate von 60 bis 80 Prozent, eine Durchlaufzeit von 2 bis 4 Tagen und eine Fehlerquote unter 2 Prozent.

Die folgende Tabelle bietet eine Entscheidungshilfe zur Bewertung verschiedener Optionen:

Die Wahl des Profils und Formats sollte auf Basis einer fundierten Bedarfsanalyse erfolgen, die sowohl die aktuellen Prozesse als auch das angestrebte Zielbild berücksichtigt. Eine schrittweise Einführung, beginnend mit einem Pilotbereich, kann das Risiko reduzieren und Lernerfahrungen ermöglichen. Ein realistischer Umsetzungsfahrplan umfasst Phasen wie Anforderungsanalyse, Systemauswahl, Integration, Pilotierung, Rollout, Schulung und kontinuierliche Optimierung. Die Gesamtprojektdauer liegt je nach Umfang zwischen 6 und 18 Monaten.

Woran erkennt man eine gute ZUGFeRD-Lösung?

Eine gute ZUGFeRD-Lösung zeichnet sich nicht nur durch die technische Fähigkeit aus, das Format zu erzeugen oder zu verarbeiten, sondern durch eine durchgängige Integration in die bestehende Systemlandschaft und eine klare Prozessunterstützung. Die folgenden Merkmale helfen bei der Bewertung von Software und Dienstleistern:

Technische Validierung und Profilunterstützung

Die Software sollte in der Lage sein, ZUGFeRD-Rechnungen gegen das gewählte Profil und die Norm EN 16931 zu validieren. Fehlende Pflichtfelder, inkonsistente Daten oder Abweichungen zwischen PDF und XML müssen automatisch erkannt und gemeldet werden. Die Unterstützung mehrerer Profile (EN 16931 und Extended) ist ein Qualitätsmerkmal, da sie Flexibilität bei der Verarbeitung unterschiedlicher Eingangsformate bietet.

Integrierbarkeit in ERP und DMS

Eine gute Lösung lässt sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme, Dokumentenmanagementsysteme und Workflow-Systeme integrieren. Standardschnittstellen, klare Mapping-Logiken und eine stabile Fehlerbehandlung sind entscheidend. Die Software sollte es ermöglichen, strukturierte Daten automatisch zu übernehmen, mit Stammdaten abzugleichen und an die Buchhaltung zu übergeben, ohne manuelle Nachbearbeitung. Typische Integrationsarchitekturen umfassen API-basierte Anbindungen, Middleware-Lösungen oder cloudbasierte Plattformen.

Ausnahmehandling und Monitoring

Nicht alle Rechnungen werden fehlerfrei sein. Eine gute Lösung bietet klare Mechanismen für das Ausnahmehandling: Validierungsfehler müssen nachvollziehbar dokumentiert, eskaliert und behoben werden können. Ein Monitoring-Dashboard, das Durchlaufzeiten, Fehlerquoten und Touchless-Rate anzeigt, unterstützt die kontinuierliche Prozessverbesserung. Die Software sollte zudem Audit Trails bieten, die alle Änderungen und Freigaben nachvollziehbar dokumentieren.

Archivierung und Zugriffsfähigkeit

Die Lösung sollte die revisionssichere Ablage von ZUGFeRD-Dateien im empfangenen Format gewährleisten. Metadaten, Suchfunktionen, Verknüpfungen mit Vorgängen und Berechtigungen müssen klar geregelt sein. Die GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Zugriffsfähigkeit müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum erfüllt sein. Eine gute Lösung bietet zudem Reporting-Funktionen, die die Auskunftsfähigkeit bei internen oder externen Prüfungen erleichtern. Die Versionierung muss sicherstellen, dass jede Änderung oder Korrektur dokumentiert ist.

GoBD-Konformität und Verfahrensdokumentation

Eine gute Lösung unterstützt die Erstellung und Pflege einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation. Diese beschreibt den gesamten Prozess von der Erfassung über die Validierung und Freigabe bis zur Archivierung, legt Verantwortlichkeiten fest, definiert Berechtigungskonzepte und regelt die Unveränderbarkeit sowie Versionierung der Belege. Die Software sollte es ermöglichen, die Verfahrensdokumentation direkt aus dem System zu generieren oder zu unterstützen.

Checkliste zu ZUGFeRD

Die folgende Checkliste unterstützt Unternehmen bei der Vorbereitung und Umsetzung von ZUGFeRD-Prozessen:

• Ist die Organisation ab dem 01.01.2025 in der Lage, E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu empfangen und zu verarbeiten?
• Sind die technischen Voraussetzungen geschaffen, um PDF/A-3-Dateien mit eingebettetem XML auszulesen und zu validieren?
• Ist geklärt, welches ZUGFeRD-Profil (EN 16931 oder Extended) verwendet werden soll?
• Sind die Schnittstellen zwischen ERP-System, Rechnungsverarbeitungssystem, DMS und Workflow-Systemen definiert und implementiert?
• Sind Validierungsregeln für technische und fachliche Prüfungen festgelegt?
• Ist ein Ausnahmehandling für fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen definiert?
• Sind die Rollen und Verantwortlichkeiten zwischen Finance, IT und Fachbereichen geklärt?
• Sind Freigabeworkflows digital abgebildet und rollenbasiert gesteuert?
• Ist die Archivierung im empfangenen Format sichergestellt und revisionssicher organisiert?
• Sind Metadaten, Suchfunktionen und Berechtigungen für das Archiv definiert?
• Ist die Auskunftsfähigkeit gegenüber internen und externen Prüfungen gewährleistet?
• Sind die GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Zugriffsfähigkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum erfüllt?
• Ist eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation erstellt, die den gesamten Prozess beschreibt, Verantwortlichkeiten festlegt und die Unveränderbarkeit sowie Versionierung der Belege regelt?
• Ist ein Monitoring-Konzept für Durchlaufzeiten, Fehlerquoten und Touchless-Rate vorhanden?
• Sind Schulungen für Buchhaltung und Fachbereiche geplant, um die neuen Prozesse und Systeme zu vermitteln?
• Ist ein Pilotbereich definiert, um erste Erfahrungen zu sammeln und die Prozesse schrittweise zu optimieren?
• Sind Empfangskanäle wie E-Mail, SFTP, Webportale oder EDI-Netzwerke definiert und in die Integrationsarchitektur eingebunden?
• Ist ein realistischer Umsetzungsfahrplan mit Phasen wie Anforderungsanalyse, Systemauswahl, Integration, Pilotierung, Rollout und Schulung definiert?
• Sind Ziel-KPIs für Durchlaufzeit, Touchless-Rate, Fehlerquote und Prozesskosten pro Rechnung definiert?
• Ist ein Business Case mit Investitionsaufwand, Nutzen und ROI-Zeitraum erstellt?
• Sind Abhängigkeiten zu anderen Projekten oder Systemen identifiziert und im Projektplan berücksichtigt?

Häufige Fragen

Was bedeutet ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler Userguide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es handelt sich um ein elektronisches Rechnungsformat, das für den standardisierten Austausch von Rechnungen entwickelt wurde und sowohl menschenlesbare als auch maschinenlesbare Daten in einem Dokument vereint.

Ist ZUGFeRD für die E-Rechnungspflicht geeignet?

Ja, ZUGFeRD ist eines der zulässigen Formate im Rahmen der E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich ab dem 01.01.2025. Voraussetzung ist, dass das verwendete Profil (EN 16931 oder Extended) die Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllt.

Kann jedes Unternehmen ZUGFeRD-Rechnungen empfangen?

Grundsätzlich kann jedes Unternehmen das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung öffnen und ansehen. Für die automatisierte Verarbeitung der eingebetteten XML-Daten ist jedoch geeignete Software erforderlich, die die strukturierten Daten auslesen, validieren und in nachgelagerte Systeme übertragen kann.

Wie unterscheidet sich ZUGFeRD von der XRechnung?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Die XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Komponente. ZUGFeRD ermöglicht sowohl die menschliche Prüfung als auch die maschinelle Verarbeitung, während die XRechnung primär für die automatisierte Verarbeitung ausgelegt ist und eine zusätzliche Software zur Visualisierung benötigt.

Welches ZUGFeRD-Profil sollte verwendet werden?

Die Wahl des Profils hängt von den Anforderungen ab. Für einfache Rechnungen ist das Profil EN 16931 ausreichend. Für komplexere Rechnungen mit zusätzlichen Feldern, Rabatten, Lieferbedingungen oder Rundungsdifferenzen empfiehlt sich das Profil Extended.

Müssen ZUGFeRD-Rechnungen archiviert werden?

Ja, Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, und zwar in dem Format, in dem sie empfangen wurden. ZUGFeRD-Rechnungen müssen daher als PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML revisionssicher archiviert werden. Die GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Zugriffsfähigkeit müssen erfüllt sein.

Kann ZUGFeRD Anhänge enthalten?

Ja, ZUGFeRD ermöglicht es, Anhänge direkt in das Dokument einzubetten. Diese Anhänge sind jedoch nicht automatisch maschinell lesbar, da sie keine strukturierten Daten enthalten. Sie können im Dokumentenmanagementsystem abgelegt, umbenannt und verschlagwortet werden. Für die inhaltliche Auswertung der Anhänge sind gegebenenfalls zusätzliche Technologien wie OCR erforderlich.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Ja, es gibt Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und für Fahrausweise. Zudem gelten Übergangsfristen für den Versand: Unternehmen können für zwei Jahre weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro haben eine verlängerte Frist von drei Jahren.

Wie wird eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt?

Für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung wird Software benötigt, die in der Lage ist, ein PDF/A-3-Dokument zu erzeugen und eine XML-Datei nach dem gewählten Profil einzubetten. Die Datenquellen stammen in der Regel aus dem ERP-System, etwa Debitoren- und Kundenstammdaten, Leistungs- und Positionsdaten sowie Steuerlogik und Zahlungsbedingungen. Vor dem Versand sollte die Rechnung gegen die Profilanforderungen validiert werden, um Fehler zu vermeiden.

Was bedeutet "verarbeiten" im Kontext der E-Rechnungspflicht?

Verarbeiten bedeutet, dass die technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen sein müssen, um ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien zu empfangen, zu validieren, zu extrahieren, zu prüfen, freizugeben, zu buchen und revisionssicher zu archivieren. Der bloße E-Mail-Empfang reicht nicht aus. Es muss ein durchgängiger digitaler Prozess etabliert sein, der die strukturierten Daten nutzt und die GoBD-Anforderungen erfüllt.

Welche typischen Integrationsarchitekturen gibt es für ZUGFeRD?

Typische Integrationsarchitekturen umfassen Middleware-Lösungen, API-basierte Anbindungen oder cloudbasierte Plattformen, die mehrere Systeme verknüpfen. Diese binden Empfangskanäle wie E-Mail, SFTP, Webportale oder EDI-Netzwerke an, nehmen die Dateien entgegen, speisen sie in ein zentrales Rechnungsverarbeitungssystem ein und steuern den weiteren Workflow. Ein klares Schnittstellendesign mit definierten Datenformaten, Mappings und Fehlerbehandlungen ist entscheidend für die Prozessstabilität.

Fazit

ZUGFeRD ist ein etabliertes hybrides E-Rechnungsformat, das PDF und XML kombiniert und sowohl visuelle Prüfung als auch automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Es erfüllt die Anforderungen der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2025 und bietet Unternehmen einen klaren Weg zu effizienteren, datengetriebenen Rechnungsprozessen. Die erfolgreiche Einführung erfordert jedoch eine durchdachte Prozessgestaltung, eine leistungsfähige Systemlandschaft, klare organisatorische Verantwortlichkeiten, eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation und ein belastbares Zielbild mit messbaren KPIs. Unternehmen, die frühzeitig planen, realistische Business Cases erstellen und schrittweise umsetzen, schaffen die Grundlage für stabile, nachvollziehbare und GoBD-konforme Abläufe mit nachweisbarem ROI.