Wie die Digitalisierung der Gesundheitsämter gelingt

Gesundheitsämter kümmern sich um die Gesunderhaltung der Bevölkerung. Als zentrale Säule des Öffentlichen Gesundheitsdienstes (ÖGD) sind sie für so wichtige Aufgaben wie Infektionsschutz, Hygiene- und Umweltüberwachung oder Gesundheitsförderung und Prävention zuständig. Das Modell des staatlichen Gesundheitsamtes wurde schon im 18. Jahrhundert entwickelt – heute gibt es in Deutschland rund 400 Gesundheitsämter. Zu ihren Aufgaben gehört auch die Erfassung, die Auswertung und der Austausch von Gesundheitsdaten. Gerade in der Pandemie wurden hier die Defizite deutlich. Meldeketten sind zum Teil sehr ineffizient und langsam. Der Datenaustausch ist nur wenig standardisiert und automatisiert. Mitarbeitende tippen oft Daten von einem System in ein anderes ab. Die manuellen Prozesse sind den exponentiell wachsenden Datenmengen nicht mehr gewachsen.

Aus dieser Mangelsituation heraus entstand das Leitbild „Digitales Gesundheitsamt 2025“ und entsprechende Fördergelder wurden und werden bereitgestellt. Als Rahmen dient ein Modell der digitalen Reife, welches die Fortschritte entlang von acht Dimensionen misst: Digitalisierungsstrategie, Mitarbeitende, Prozessdigitalisierung, IT-Bereitstellung, IT-Sicherheit, Bürgerzentrierung, Zusammenarbeit, Daten/Interoperabilität. Dieses Rahmenwerk vereinfacht die Bestimmung des Status Quo und – da er für alle Gesundheitsämter gilt – die konzertierte Arbeit an der Digitalisierung der Prozesse.

Gesundheitsamt

Viele Gesundheitsämter befinden sich nun mitten in der digitalen Transformation. Die drei wichtigsten Lessons Learned für eine erfolgreiche Umsetzung sollen hier kurz vorgestellt werden.

1. Ein starkes Team zusammenstellen
   
   Die Effektivität eines Digitalisierungsvorhabens hängt wesentlich vom Team ab, das die Transformation auf verschiedenen Ebenen vorantreiben muss. Eine einzelne Projektleitung steht vor einer schier unlösbaren Aufgabe – auch, wenn er oder sie mit weitreichender Entscheidungsbefugnis ausgestattet ist. Ein Kernteam, welches unterschiedliche Expertise (Leitung, IT, Verwaltung, ärztliches Personal etc.) vereint und idealerweise Vertretungen der Sachgebiete als Multiplikatoren einbindet, kann da viel mehr bewegen. Und es gibt mit hoher Wahrscheinlichkeit einige Steine auf dem Weg, die sich nur mit vereinten Kräften aus dem Weg räumen lassen. Es geht bei der digitalen Transformation nämlich vor allem um einen organisatorischen und kulturellen Wandel, bei dem Menschen andere Menschen mitnehmen müssen. Die Einführung einer einheitlichen Software oder die Verbesserung des Datenflusses sind in der Regel das kleinere Problem.
   
   
2. Eine gemeinsame Vision entwickeln
   
   Die Erarbeitung einer Vision als „Nordstern“ aller Digitalisierungsbemühungen im Gesundheitsamt steht im Mittelpunkt der Strategie: Das Kernteam, ergänzt um weitere Schlüsselpersonen und Multiplikatoren, sollte sich diese Vision gerne auf innovative Art erarbeiten. Zum Beispiel kann mit Hilfe des Storytelling-Ansatzes der Heldenreise eine völlig neue Sicht auf die digitale Transformation entstehen: weg von der eher technischen Sicht der Digitalisierung als solche hin zu einem menschenzentrierten Ansatz. Damit wird der Weg frei für die Formulierung von Projektzielen, die einen echten Nutzen für die beteiligten Personen haben, seien es Sachbearbeitende, Führungskräfte, Bürgerinnen und Bürger, Politikerinnen und Politiker oder zukünftige Fachkräfte. In einer guten Vision ist die Digitalisierung nur noch Mittel zum Zweck.
   
   
3. Digitalkompetenz aufbauen
   
   Das Reifegradmodell ist bereits ein guter Ausgangspunkt für die Umsetzung. Aus den im Förderantrag enthaltenen Fragen kann das Gesundheitsamt ableiten, was die Meilensteine sein müssen. Und davon ausgehend dann überlegen, was zu tun ist, um diese zu erreichen. Schon an dieser Stelle ist Erfahrung gefragt – bei Themen wie Projektmanagement, Changemanagement und Prozessdigitalisierung sind entsprechende Kompetenzen unabdingbar. Durch die Förderung haben Gesundheitsämter jetzt die Möglichkeit, sich diese Unterstützung einzukaufen – sei es durch Schaffung und Besetzung entsprechender Stellen (angesichts der knappen Förderfristen ein schwieriges Unterfangen) oder durch Beauftragung von externen Beratungen. Eine Anforderung an die Beratung sollte sein, Digitalkompetenzen zu vermitteln. Spätestens mit Ende der Förderung müssen die Gesundheitsämter dazu befähigt sein, die digitale Transformation eigenständig weiterzuführen.

Am Ende geht es darum, die Transformationsprozesse in den Arbeitsalltag zu überführen. Dann gelingt die Digitalisierung „ganz nebenbei“.

Dies ist ein Beitrag von Dr. Steffen Bernius.