Fünf Tipps für die Umsetzung der E-Rechnung im Online-Handel

Wer zukünftig Geschäfte mit der öffentlichen Verwaltung machen möchte, muss sich mit der elektronischen Rechnung beschäftigen. Dies gilt insbesondere für Online-Händler und Lösungsanbieter im E-Commerce. Wie gelingt es, die gestiegene Komplexität im Rechnungsaustausch in den Griff zu bekommen? Wir geben fünf Praxistipps für eine erfolgreiche Umsetzung. 

Ob Büroartikel, Ersatzteile oder Hotelbuchungen – für Unternehmen spielt die elektronische Beschaffung von Waren und Dienstleistungen eine zentrale Rolle. Das Spektrum der nachgefragten Produktkategorien ist weitreichend und wächst stetig. Im gesamten B2B-Online-Handel in Deutschland wurden nach einer Erhebung des Instituts für Handelsforschung im Jahr 2018 rund 1,3 Billionen Euro umgesetzt. Rund 320 Milliarden Euro wurden dabei über Websites, Online-Shops und Marktplätze (ohne EDI) erwirtschaftet – Tendenz steigend.

Die Corona-Pandemie hat die Wichtigkeit des E-Commerce für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs unterstrichen und wirkt wie ein Katalysator bei der Digitalisierung des Beschaffungswesens. Große Online-Shops und Lösungsanbieter im E-Commerce verzeichnen seit vielen Jahren auch ein wachsendes Interesse an digitalen Beschaffungsprozessen für die öffentliche Verwaltung, insbesondere für Direktkäufe im Bereich der unterschwelligen Vergabe.

Die im Zuge der Bestellung entstehenden Dokumente wurden in den letzten Jahren weitestgehend digitalisiert. So wissen Online-Händler und Marktplatzbetreiber u. a. die Vorteile einer papierlosen Rechnungsstellung zu schätzen. Die Rechnung als PDF per E-Mail ist ein weit verbreitetes und akzeptiertes Verfahren. So können nicht nur Druck- und Portokosten eingespart werden, sondern auch Kommunikationswege vereinheitlicht und Zahlungsprozesse beim Kunden beschleunigt werden.

„Echte“ E-Rechnungen lösen die PDF-Rechnungen ab 

Seit der Veröffentlichung der Europäischen Norm 16931 für elektronische Rechnungen und der Einführung des Standards XRechnung für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Kunden in Deutschland müssen jedoch neue Anforderungen durch Rechnungssteller und -empfänger beachtet werden. So ist künftig zwischen der „echten“ elektronischen Rechnung in Form eines maschinenlesbaren Datensatzes und einer „unechten“ elektronischen Rechnung in Form einer PDF oder einer Bilddatei zu unterscheiden. Beide Formen sind der Papierrechnung steuerrechtlich gleichgestellt und stellen aufbewahrungspflichtige Rechnungsoriginale dar.

In Zukunft wird nach Einschätzung von Bonpago die Nachfrage nach „echten“ elektronischen Rechnungen kontinuierlich steigen, da öffentliche Verwaltungen und Unternehmen ihre Prozesse bei der Rechnungsverarbeitung optimieren und schrittweise automatisieren möchten. Die Bundesverwaltung und einige Länder gehen sogar einen Schritt weiter und verpflichten ihre Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung. Was aus Empfängersicht ein wesentlicher Schritt zur Prozessvereinheitlichung darstellt, bereitet manch einem Lieferanten Kopfzerbrechen – insbesondere, wenn noch keine Erfahrungen im Austausch mit elektronischen Daten vorliegen.

Einige Lieferanten berufen sich derzeit darauf, dass viele Bestellungen im vergaberechtlichen Sinne Direktkäufe darstellen und aktuell nicht unter den Geltungsbereich etwaiger Verpflichtungen fallen. Doch unabhängig davon sollten praktische Überlegungen in den Vordergrund gerückt werden: Ein Kunde, der ganzheitlich digitalisieren will, hat ein Interesse, möglichst viele Dokumente in elektronischer Form und über standardisierte Wege zu erhalten. Rechnungen aus Direktkäufen machen dabei bei vielen öffentlichen Kunden einen hohen Anteil am Gesamtvolumen aus. Wir meinen: Wenn Kunden mit elektronischen Rechnungen grundsätzlich umgehen können, sollte ihnen unabhängig von der Vergabeart und der Rechnungshöhe die Möglichkeit gegeben werden, diese zu erhalten.

Im Rahmen der Unterstützung für Rechnungssteller und öffentliche Auftraggeber haben sich den Beratern von Bonpago in den letzten Jahren bestimmte Fehler bei der Umsetzung wiederholt aufgezeigt. Aus diesem Grund haben wir fünf Tipps zusammengestellt, die sich insbesondere an  Shop- und Marktplatzbetreiber richten, welche sich mit dem Thema E-Rechnung auseinandersetzen wollen (oder müssen) oder bereits vorhandene Umsetzungen optimieren möchten.

Tipp 1: Wahl der passenden Rechnungsformate 

Insbesondere in der Übergangszeit von der manuellen zu einer durchgehend medienbruchfreien Verarbeitung von Datensätzen können die Anforderungen der Kunden divers sein. Lassen Sie den Kunden idealerweise die Wahl, ob diese eine PDF-Rechnung oder eine E-Rechnung erhalten wollen. Für die E-Rechnung in Deutschland sollten etablierte Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt werden. Es sollte darauf geachtet werden, jeweils nur eine Version angeboten wird, um die Komplexität zu reduzieren.

In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass die Europäische Norm 16931 auf nationaler Ebene mittels einer sog. Core Invoice Usage Specification (CIUS) spezifiziert werden kann, um landesspezifische Anforderungen zu berücksichtigen. Es handelt sich dabei um ein Regelwerk, das auf den Vorgaben der Europäischen Norm aufbaut. In Deutschland erfolgt dies über XRechnung. Eine aktuelle Übersicht der CIUS in Europa finden Sie auf der Webseite der Connecting Europe Facility (CEF).

Die Konsequenz hieraus ist, dass E-Rechnung nicht gleich E-Rechnung ist. Für unterschiedliche Empfänger sind unterschiedliche Regelwerke zu berücksichtigen, was insbesondere für international tätige Händler von Interesse sein dürfte. Die Unterschiede sind teilweise nur marginal, doch ein One-fits-it-all-Ansatz kann zumindest nicht ohne vorherige Prüfung angewandt werden. 

Tipp 2: Zielgerichtete Anbindung an Plattformen  

In Deutschland setzen Bund und Länder mehrheitlich auf Rechnungseingangsplattformen, um E-Rechnungen zu empfangen. Der Vorteil ist hierbei, dass mehrere Übertragungswege angeboten und Rechnungen an einer zentralen Stelle vorgeprüft werden können. Für Empfänger ist dies komfortabel – sie erhalten Rechnungen über eine Standard-Schnittstelle und müssen nicht die Schnittstelle zum Rechnungssteller pflegen. Für Rechnungssteller lauern hier versteckte Aufwände, da in Abhängigkeit der Kundenstruktur verschiedene Plattformen bedient werden müssen. Wir empfehlen, nach Analyse der Kundenstruktur relevante Plattformen proaktiv anzubinden und auch hier den Kunden die Wahl zwischen einem E-Mail-Versand und einer Plattformübertragung zu lassen.

Überblick über die wichtigsten Plattformen 

Tipp 3: Angabe von abweichenden Empfangsadressen ermöglichen 

Auch wenn Kunden nicht an Rechnungseingangsplattformen oder an spezialisierte E-Rechnungs-Anbieter angebunden sind, wird immer häufiger ein zentraler Rechnungseingang eingerichtet. In der Regel ist hierfür ein zentrales E-Mail-Postfach vorgesehen, damit die Rechnungen nach dem Eingang automatisiert weiterverarbeitet werden. Es sollte daher die Möglichkeit geschaffen werden, neben der hinterlegten E-Mail-Adresse des Benutzenden eine abweichende E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand zu hinterlegen. Um Eingabefehler vorzubeugen und eine korrekte Übertragbarkeit zu gewährleisten, sollte der Benutzende die Richtigkeit der Angabe bestätigen.

Tipp 4: Angabe einer Käuferreferenz/Leitweg-ID  

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung des Rechnungsempfängers und hat im Zuge der Einführung des Standards XRechnung an Relevanz gewonnen. Sie stellt eine Ausprägung des Datenfelds „Käuferreferenz“ dar (vgl. BT-10 der Europäischen Norm) und ist im Standard XRechnung ein Pflichtbestandteil. Die Leitweg-ID sollte, analog zur Rechnungsadresse, in den Stammdaten abgefragt werden, sobald der Kunde einen elektronischen Rechnungsversand auswählt. Zu beachten ist jedoch, dass Unternehmen derzeit keine Leitweg-ID erhalten. Wollen auch diese eine „echte“ E-Rechnung erhalten, müssen sie eine alternative Käuferreferenz vorgeben. Dies kann auch ein abweichender, eindeutiger Identifikator sein, wie bspw. die Umsatzsteuer-ID.

Tipp 5: Leichtere Verarbeitung ermöglichen durch Angabe optionaler Referenzen  

Die elektronische Rechnung ermöglicht eine weitestgehende Automatisierung der Verarbeitung auf Kundenseite. Hierfür sind teilweise jedoch Referenzen notwendig, etwa Bestellnummern für die Zuordnung im internen Bestellsystem oder Lieferantennummern zur Prüfung der Betreiberdetails. Es wird empfohlen, mindestens diese beiden Angaben im Zuge der Bestellung als optionale Datenfelder zur Verfügung zu stellen. Auch die Angabe eines Kontierungshinweises kann dem Kunden in der späteren Rechnungsbearbeitung helfen.

Über diese fünf Tipps hinaus empfehlen wir stets, die Umsetzung mit ausgewählten Kunden zu erproben und Erfahrungen zu sammeln. Hier finden Sie weitere Hinweise, wich sich Unternehmen auf das Thema E-Rechnung vorbereiten können. Das Informationsangebot zum Thema E-Rechnung ist mittlerweile vielfältig und am Markt finden sich unzählige Anbieter, die bei der Umsetzung behilflich sein können. Für Detailfragen stehen Ihnen die Experten bei Bonpago jederzeit gerne zur Verfügung.