Financial Supply Chain Blog

Wege durch das Labyrinth

Eine wesentliche Grundlage der Umsetzung der EU Richtlinie 2014/55 zur verpflichtenden Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen bildet die Auswahl eines geeigneten elektronischen Rechnungsworkflows. Generell bestehen für Kommunen und Gemeinden zahlreiche Wege für dessen Auswahl. Um eine ideale Lösung im Workflow-Labyrinth zu finden, sollten die Behörden zunächst eine Anforderungsanalyse – sei es in Eigenregie oder durch einen externen Dienstleister – durchführen.

Die Praxis zeigt: häufig werden Anbieter blind ausgewählt und die eigenen Bedürfnisse zu Beginn nicht ausreichend identifiziert und dokumentiert. Oft sind es nur ‚Kleinigkeiten‘, wie eine fehlende Angabe über bspw. Mehrwährungs- oder Unicodefähigkeit, die eine Auswahl eines Anbieters zu einem Risiko werden lassen. Ein hoher Detaillierungsgrad in Bezug auf die Dokumentation der bestehenden Rechnungsprozesse- sowie die darauf basierende Ableitung der SOLL-Prozesse und Anforderungen führt zu belastbareren Aussagen in Bezug auf die Zeit und den Preis.

Ist die eben beschriebene Vorarbeit geleistet, stellt sich die Frage, welche Lösung gewählt werden sollte. Gerade für kleine Kommunen gibt es die Möglichkeit, sich von einer zentralen Stelle die entsprechende Infrastruktur zur Verfügung stellen zu lassen – zum Beispiel vom jeweiligen Bundesland oder einem zuständigen IT-Dienstleistungszentrum. Verwaltungen, die eine dezentrale Umstellung bevorzugen, können aus verschiedenen Typen von Workflowanbietern wählen. Die erste Gruppe hierbei bilden klassische (Rechnungs-) Workflowanbieter. Diese aus der Prozessoptimierung stammenden Unternehmen haben sich auf die Digitalisierung der Financial Supply Chain spezialisiert und bieten hierzu gezielt Lösungen zur E-Rechnung und Finanzierung an. Die zweite Gruppe ist durch das Angebot der E-Rechnungs-Provider charakterisiert, die vor allem den Rechnungseingang bedienen. Doch auch diese decken meist den Freigabeworkflow ab oder kooperieren hierzu mit Partnern. Darüber hinaus bieten DMS-Anbieter als weitere Gruppe ebenfalls eine Alternative zur Umsetzung der Richtlinie, da die Meisten ihr Spezialgebiet der Dokumentendigitalisierung und -archivierung mittlerweile um die Möglichkeit der Abbildung von Geschäftsprozessen in Workflows erweitert haben. Die letzte Gruppe, die in diesem Zusammenhang genannt werden muss, stellen Anbieter von Finanz- und Buchhaltungssoftware dar, die ebenso einen Workflow im Angebot haben.

Rechnungsfreigabeworkflow

 

Verwaltungen gehen in der Regel einen der letzteren beiden Wege – oft ohne eingehende Prüfung von Alternativen. Es ist bequemer, wenn auch zumeist teurer, auf bereits genutzte DMS- oder Finanzsoftware-Anbieter zurückzugreifen, auch wenn diese keine ausgewiesenen Rechnungsworkflow-Spezialisten sind.

Wurden die anfangs genannten ersten internen Analysen detailliert durchgeführt, ist die Auswahl jedoch nur noch eine logische Konsequenz und der Weg aus dem Labyrinth ein einfacher.

Nina Harms
von Nina Harms

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