Ausschreibungsbegleitung

Gerade in der öffentlichen Verwaltung geht bei der Systemauswahl häufig kein Weg an einer öffentlichen Ausschreibung vorbei. Doch was muss bei der Wahl des Vergabeverfahrens, der Vorbereitungen der Unterlagen und der Durchführung des Auswahlverfahrens alles beachtet werden? Und wie sieht die Vorgehensweise in der Privatwirtschaft aus?

Öffentliche Verwaltung

Das deutsche Vergaberecht ist ein Begriff, der für viele Auftraggeber und auch -nehmer negativ behaftet ist. Dies liegt zum Teil an Bürokratie, zahlreichen Ausgestaltungsformen und Unmengen von Papier. Zwar hat sich durch die E-Vergabe die Transparenz und Effizienz erhöht, das Unwissen rund um die Besonderheiten des Themengebiets und die Heterogenität unterschiedlichster Vergabeplattformen bleibt jedoch bestehen und lässt sich meist nur durch die Unterstützung einer anbieterneutralen Beratung beheben.

Bereits zu Beginn muss bspw. geschätzt werden, wie hoch das Investitionsvolumen sein wird, damit entschieden werden kann, ob bundes- oder europaweit ausgeschrieben wird. Bonpago hat hierbei schon zahlreichen Kunden bei einer entsprechenden Kostenschätzung geholfen. Für eine valide Schätzung bedarf es zum einen Erfahrungswerte aus vergleichbaren Projekten, zum anderen entsprechend umfangreiche Marktkenntnisse.

Die nachstehende Grafik zeigt einen Auszug der Möglichkeiten, wie eine Ausschreibung ausgestaltet sein kann:

Je nach Themengebiet ist eine unterschiedliche Vorgehensweise angebracht – vom Teilnahmeantrag bis hin zum Proof of Concept. Bonpago unterstützt Sie dabei, die richtige Strategie zu finden und auch die passenden Ausschreibungsunterlagen zu erstellen. Dazu zählen neben der Leistungsbeschreibung auch Bewertungsmatrizen, Begleitschreiben und sonstige erforderliche Anlagen. Als eine der nationalen Top-eGovernment-Beratungen kennen wir die Herausforderungen der Vergabe von Aufträgen aus allen Perspektiven und definieren die Anforderungen und Leistungsbestandteile auf den Punkt.

Privatwirtschaft

Um einen geeigneten Anbieter auszuwählen, bedarf es auch in Projekten der Privatwirtschaft eines Marktüberblicks, der sich nicht nur auf die großen Anbieter beschränkt, sondern auch alternative Lösungsanbieter beinhaltet.

Im Rahmen der Begleitung der Anbieterauswahl hat sich das folgende Vorgehen der Bonpago bewährt:

  • Erstellung einer Ausschreibungsunterlage inkl. Bewertungsmatrix,
  • Erstellung einer Long List von fünf bis acht passenden Anbietern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden,
  • Einholung der Angebote sowie Auswertung und begründete Empfehlung einer Short List (drei bis vier Anbieter),
  • Durchführung von Websessions mit den Teilnehmern der Short List (i. d. R. zweistündige Termine),
  • Ganztägige Anbieterpräsentation vor Ort beim Kunden,
  • Begründete Entscheidung für einen Anbieter.